Một tổ chức nhỏ đi một chặng đường dài khi bạn đang tìm kiếm tệp
Nếu bạn dành nhiều thời gian tìm kiếm các tệp Microsoft Word của mình hơn là bạn làm việc với chúng, thì đó là lúc tận dụng lợi thế của một số tính năng tổ chức Word và cung cấp máy tính của bạn.
Lưu tất cả các tệp Word bằng hình thu nhỏ
Lưu mọi tệp Word bằng hình ảnh xem trước hoặc hình thu nhỏ giúp dễ dàng nhận dạng hơn mà không cần mở chúng. Bạn có thể lưu tất cả tài liệu Word bằng hình ảnh xem trước hoặc hình thu nhỏ bằng cách thực hiện theo một vài bước sau:
- Mở Microsoft Word.
- Nhấp vào Tệp trong thanh trình đơn.
- Chọn Thuộc tính ở cuối trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào tab Tóm tắt .
- Đặt dấu kiểm bên cạnh Lưu ảnh xem trước với tài liệu này hoặc Lưu hình thu nhỏ cho tất cả tài liệu Word (tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn).
- Nhấp vào OK .
Cập nhật thuộc tính tài liệu Word
Nếu bạn làm việc với số lượng lớn các tài liệu Word có tên và vị trí tương tự, bạn chắc chắn sẽ muốn tận dụng tính năng thuộc tính tài liệu của Word. Quay lại Tệp > Thuộc tính > Tóm tắt và bao gồm nhận xét, từ khóa, danh mục, tiêu đề hoặc thông tin chủ đề — bất kỳ thứ gì sẽ giúp bạn phân biệt các tệp. Khi đến lúc thực hiện tìm kiếm, Word có thể tìm chính xác những gì bạn cần.
Tạo thư mục trên máy tính của bạn và sử dụng chúng
Thiết lập một thư mục cho tất cả các tài liệu Word của bạn đi tiếp và đặt tên cho nó là một cái gì đó bạn sẽ không quên — như "MyWordDocs." Điền vào nó với các thư mục có tên phù hợp với bạn và sử dụng chúng. Ví dụ: nếu bạn chịu trách nhiệm tạo ghi chú cuộc họp hàng tuần, hãy tạo một thư mục cho các ghi chú đó và bao gồm các thư mục bổ sung trong đó trong nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Nếu bạn có nhiều năm tài liệu Word phân tán trên máy tính của bạn và không có thời gian để mở chúng và quyết định xem chúng có giữ hay không, chỉ cần tạo một thư mục cho mỗi năm những tài liệu cũ là từ và thả tất cả các tài liệu năm 2010 một thư mục, 2011 ở một thư mục khác và cứ tiếp tục cho đến khi bạn có thời gian để xem lại chúng.
Sử dụng một hệ thống đặt tên tệp nhất quán
Thiết lập một hệ thống đặt tên có lẽ là điều quan trọng nhất bạn có thể làm để giúp đỡ khi đến lúc tìm các tệp bạn muốn. Không có cách nào đúng để đặt tên tệp của bạn, nhưng chọn một hệ thống đặt tên và sử dụng nó một cách nhất quán là đáng để nỗ lực. Đề xuất là:
- Bao gồm loại tài liệu, vì vậy bạn có thể nói nhanh rằng bất kỳ tên tệp nào có chứa "Hợp đồng", "Cho thuê" hoặc "Bản tin" không phải là thư bạn đang tìm kiếm.
- Bắt đầu tên với tên của khách hàng (hoặc họ của người nhận nếu các tài liệu là chữ cái).
- Bao gồm ngày trong tên tệp.
Dành thời gian của bạn
Nếu máy tính của bạn đã tràn ngập các tập tin, đừng cố gắng giải quyết các vấn đề tổ chức của bạn cùng một lúc. Chia công việc thành các phần có thể quản lý và dành 15 phút mỗi ngày để làm việc. Khi bạn khoanh tròn các tệp Word đi lạc trên máy tính của mình, hãy đặt chúng vào một trong các thư mục mà bạn đã tạo, tạo một thư mục mới hoặc xóa chúng nếu bạn không còn cần chúng nữa. Nếu bạn không thể quyết định, hãy đặt chúng vào một thư mục có tên HoldUntilDate và chọn một ngày đủ xa trong tương lai nếu bạn chưa mở thư mục lúc đó, bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi xóa nó. Bất kể loại thư mục nào bạn tạo ra, hãy đặt tất cả chúng trong thư mục Word lớn của bạn, vì vậy bạn sẽ biết nơi cần tìm.