Thẻ Microsoft Word giúp việc tìm và sắp xếp tài liệu của bạn dễ dàng hơn
Các thẻ Microsoft Word được thêm vào tài liệu có thể giúp bạn sắp xếp và định vị các tệp tài liệu khi bạn cần chúng.
Thẻ được coi là siêu dữ liệu, giống như thuộc tính tài liệu, nhưng thẻ không được lưu với tệp tài liệu của bạn. Thay vào đó, các thẻ đó được xử lý bởi hệ điều hành (trong trường hợp này là Windows). Điều này cho phép các thẻ được sử dụng trên các ứng dụng khác nhau. Đây có thể là một lợi thế lớn để tổ chức các tệp có liên quan, nhưng mỗi loại tệp khác nhau (ví dụ: bản trình bày PowerPoint, bảng tính Excel, v.v.).
Bạn có thể thêm các thẻ thông qua Windows Explorer, nhưng bạn cũng có thể thêm chúng ngay trong Word. Từ cho phép bạn gán thẻ cho tài liệu của mình khi bạn lưu chúng.
Gắn thẻ đơn giản như lưu tệp của bạn:
- Nhấp vào File (nếu bạn đang sử dụng Word 2007, sau đó bấm vào nút Office ở góc trên bên trái của cửa sổ).
- Nhấp vào Lưu hoặc Lưu dưới dạng để mở cửa sổ Lưu.
- Nhập tên cho tệp đã lưu của bạn nếu bạn chưa có.
- Bên dưới tên tệp, nhập thẻ của bạn vào trường có gắn nhãn Thẻ . Bạn có thể nhập bao nhiêu tùy thích.
- Nhấp vào Lưu .
Bây giờ, tệp của bạn đã gắn thẻ bạn đã chọn vào đó.
Mẹo để gắn thẻ tệp
Thẻ có thể là bất kỳ thứ gì bạn thích. Khi nhập thẻ, Word có thể cung cấp cho bạn một danh sách các màu sắc; chúng có thể được sử dụng để nhóm các tệp của bạn lại với nhau, nhưng bạn không phải sử dụng chúng. Thay vào đó, bạn có thể tạo tên thẻ tùy chỉnh của riêng mình. Đây có thể là những từ đơn lẻ hoặc nhiều từ.
Ví dụ: tài liệu hóa đơn có thể có thẻ "hóa đơn" rõ ràng được đính kèm với nó. Bạn cũng có thể muốn gắn thẻ hóa đơn với tên của công ty mà họ được gửi đến.
Khi nhập thẻ trong Word cho PC (Word 2007, 2010, v.v.), hãy tách riêng nhiều thẻ bằng dấu chấm phẩy. Điều này sẽ cho phép bạn sử dụng các thẻ của nhiều từ.
Khi bạn nhập thẻ vào trường trong Word cho Mac, hãy bấm phím tab. Thao tác này sẽ tạo đơn vị thẻ và sau đó di chuyển con trỏ về phía trước để bạn có thể tạo thêm thẻ nếu muốn. Nếu bạn có thẻ có nhiều từ, hãy nhập tất cả các từ vào và sau đó nhấn tab để biến chúng thành một phần của một thẻ.
Nếu bạn có nhiều tệp và muốn sử dụng thẻ để giúp bạn sắp xếp chúng, bạn sẽ muốn nghĩ về tên thẻ bạn sẽ sử dụng. Một hệ thống các thẻ siêu dữ liệu được sử dụng để tổ chức tài liệu đôi khi được gọi là phân loại trong quản lý nội dung (mặc dù nó có ý nghĩa rộng hơn trong lĩnh vực này). Bằng cách lập kế hoạch tên thẻ của bạn và giữ chúng phù hợp, sẽ dễ dàng hơn để duy trì tổ chức tài liệu gọn gàng và hiệu quả của bạn.
Word có thể giúp bạn giữ cho thẻ của bạn nhất quán bằng cách đưa ra gợi ý về các thẻ đã sử dụng trước đó khi bạn nhập thẻ trong khi lưu tệp.
Thay đổi và chỉnh sửa thẻ
Để chỉnh sửa thẻ của bạn, bạn sẽ cần phải sử dụng ngăn chi tiết trong Windows Explorer.
Mở Windows Explorer. Nếu ngăn chi tiết không hiển thị, hãy bấm xem trong menu và bấm ngăn chi tiết . Thao tác này sẽ mở cửa sổ ở bên phải cửa sổ Explorer.
Chọn tài liệu của bạn và tìm trong ngăn Chi tiết cho nhãn Thẻ. Nhấp vào khoảng trống sau Thẻ để thực hiện thay đổi. Khi bạn đã hoàn tất các thay đổi của mình, hãy nhấp vào Lưu ở cuối ngăn Chi tiết.