Nếu bạn giống như hầu hết người dùng, có thể bạn không dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ về những gì để đặt tên cho tài liệu của bạn khi bạn lưu chúng. Thật không may, điều này có thể làm cho nó khó khăn để tìm các tập tin mà bạn muốn mà không có một chút tìm kiếm-thậm chí bạn có thể phải mở một số tập tin khác nhau để tìm một trong những bạn muốn.
Phát triển một hệ thống đặt tên cho tài liệu của bạn và nhận được thói quen sử dụng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và thất vọng khi đến lúc tìm tài liệu bạn cần. Thay vì tìm kiếm qua vô số tài liệu có tên tệp không chính xác, hệ thống đặt tên sẽ giúp bạn tăng tốc tìm kiếm của mình.
Hệ thống đặt tên đúng
Không có cách nào đúng để đặt tên tệp của bạn và việc đặt tên hệ thống sẽ thay đổi từ người dùng sang người dùng. Điều quan trọng là tìm ra phương pháp có ý nghĩa với bạn, và sau đó áp dụng nó một cách nhất quán. Dưới đây là một số lời khuyên để giúp bạn bắt đầu:
- Bao gồm ngày tài liệu được tạo thành trong tên tệp của bạn: Đây có thể là một trong những yếu tố hữu ích nhất để đưa vào tên tệp, đặc biệt khi bạn đang xử lý thư từ. Ngay cả khi bạn không nhớ chính xác khi nào bạn soạn một tài liệu, bạn sẽ có khả năng thu hẹp tìm kiếm của mình vào một khoảng thời gian cụ thể.
- Bao gồm tên của người nhận trong tên tệp của bạn: Đây là một thực tiễn đặc biệt có giá trị khi làm việc với các chữ cái, nhưng nó có thể là một yếu tố tiện dụng cho các loại tài liệu khác, chẳng hạn như hợp đồng, ghi nhớ và thậm chí ghi chú.
- Cho biết loại tài liệu nào của tệp là: Một lần nữa, điều này có vẻ giống như một tệp cho một số người dùng và đó là vì đó là một phần quan trọng của tên tệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một lá thư bạn đã viết, bạn có thể loại bỏ một tệp có "hợp đồng" hoặc "ghi chú" trong tên.
- Hãy chú ý đến cách bạn đặt hàng các phần tử của tên tệp: Mặc dù điều này có thể không giúp bạn phân biệt các tệp của bạn, nó sẽ giúp bạn đặt hàng chúng khi bạn đang tìm kiếm. Sử dụng các điều khiển sắp xếp trong hộp thoại Mở trong Word , hoặc trong Windows Explorer, bạn có thể sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái (hoặc số) để chúng được sắp xếp theo ký tự đầu tiên trong tên tệp.
Đây không phải là danh sách đầy đủ các mẹo về cách đặt tên tệp nhưng đây là một nơi tốt để bắt đầu. Khi bạn bắt đầu thực hành đặt tên tệp của mình một cách nhất quán, bạn sẽ phát triển một hệ thống hoạt động tốt nhất cho bạn — và có khả năng đưa ra một số thủ thuật của riêng bạn.