Hiểu về Microsoft Word Macro

1. Trên các Công cụ trình đơn, nhấp vào Vĩ mô.
2. Nhấp vào Macro ... từ trình đơn con; bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Alt + F8 để truy cập Macro hộp thoại.
3. Trong menu thả xuống bên cạnh nhãn "Macro trong", hãy chọn Lệnh Word .
4. Một danh sách chữ cái của các tên lệnh sẽ xuất hiện. Nếu bạn làm nổi bật tên, mô tả của lệnh sẽ xuất hiện ở cuối hộp, dưới nhãn "Mô tả".

Nếu lệnh bạn muốn tạo đã tồn tại, bạn không nên tạo macro Word của riêng bạn cho nó. Nếu nó không tồn tại, bạn nên tiến hành trang tiếp theo bao gồm việc lên kế hoạch cho macro Word của bạn.

Cách tạo macro từ hiệu quả

Bước quan trọng nhất trong việc tạo các macro Word hiệu quả là lập kế hoạch cẩn thận. Trong khi nó có vẻ hơi rõ ràng, bạn nên có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn macro Word để thực hiện, làm thế nào nó sẽ làm cho công việc của bạn trong tương lai dễ dàng hơn và hoàn cảnh mà bạn định sử dụng nó.

Nếu không, bạn có thể sẽ dành thời gian tạo macro không hiệu quả mà bạn sẽ không sử dụng.

Một khi bạn có những điều này trong tâm trí, đó là thời gian để lên kế hoạch cho các bước thực tế. Điều này là quan trọng bởi vì máy ghi âm theo nghĩa đen sẽ nhớ tất cả mọi thứ bạn làm và bao gồm nó trong vĩ mô. Ví dụ, nếu bạn gõ một cái gì đó và sau đó xóa nó, mỗi khi bạn chạy từ vĩ mô sẽ làm cho cùng một mục và sau đó xóa nó.

Bạn có thể thấy điều này sẽ làm cho một macro cẩu thả và không hiệu quả.

Khi bạn đang lập kế hoạch cho các macro của mình, dưới đây là một số điều cần cân nhắc:

• Lập kế hoạch các lệnh và thứ tự mà bạn muốn macro thực hiện chúng.
• Biết các phím tắt cho các lệnh bạn định sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với điều hướng; bạn sẽ không thể sử dụng chuột để điều hướng trong khu vực tài liệu khi bạn đang chạy máy ghi âm. Hơn nữa, bạn sẽ tạo một macro gọn hơn nếu bạn sử dụng phím tắt thay vì các phím mũi tên, vì mỗi phím tắt sẽ được bao gồm.
• Lập kế hoạch cho các thư mà Word có thể hiển thị và điều đó sẽ dừng macro.
• Sử dụng càng ít bước càng tốt để giữ cho macro nghiêng.
• Thực hiện ít nhất một lần chạy thử trước khi bạn bắt đầu quay.

Sau khi bạn đã lên kế hoạch cho macro Word của mình và thực hiện xong, bạn đã sẵn sàng để ghi lại nó.

Nếu bạn đã lên kế hoạch cho macro của mình đủ cẩn thận, việc ghi lại để sử dụng sau này sẽ là phần dễ nhất của quá trình. Thật dễ dàng, trên thực tế, sự khác biệt duy nhất giữa việc tạo macro và làm việc trên tài liệu là bạn phải nhấn một vài nút phụ và thực hiện một vài lựa chọn trong hộp thoại.

Thiết lập ghi macro của bạn

Trước tiên, hãy nhấp vào Công cụ trong menu và sau đó nhấp vào Ghi lại Macro mới ... để mở hộp thoại Ghi macro.

Trong hộp bên dưới "Tên macro", nhập tên duy nhất. Tên có thể chứa tối đa 80 chữ cái hoặc số (không có ký hiệu hoặc dấu cách) và phải bắt đầu bằng một chữ cái. Bạn nên nhập mô tả về các hành động mà macro thực hiện trong hộp Mô tả. Tên bạn chỉ định macro phải đủ độc đáo mà bạn nhớ nó là gì mà không cần phải tham khảo mô tả.

Khi bạn đã đặt tên macro của mình và đã nhập mô tả, hãy chọn xem bạn có muốn macro có sẵn trong tất cả tài liệu hay chỉ trong tài liệu hiện tại. Theo mặc định, Word làm cho macro có sẵn cho tất cả tài liệu của bạn và có thể bạn sẽ thấy rằng điều này có ý nghĩa nhất.

Tuy nhiên, nếu bạn chọn giới hạn tính khả dụng của lệnh, chỉ cần đánh dấu tên tài liệu trong hộp thả xuống bên dưới nhãn "Store Macro in".

Khi bạn đã nhập thông tin cho macro, bấm OK . Thanh công cụ Record Macro sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của màn hình.

Ghi lại Macro của bạn

Con trỏ chuột bây giờ sẽ có một biểu tượng nhỏ trông giống như một băng cassette bên cạnh nó, chỉ ra rằng Word đang ghi lại hành động của bạn. Bây giờ bạn có thể làm theo các bước bạn đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch; một khi bạn đã làm xong, nhấn nút Stop (nó là hình vuông màu xanh ở bên trái).

Nếu vì lý do nào đó, bạn cần tạm dừng ghi âm, nhấp vào nút Tạm dừng ghi / Tiếp tục ghi lại (đó là nút bên phải). Để tiếp tục quay, hãy nhấp lại vào đó.

Khi bạn nhấn nút Stop , macro Word của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Kiểm tra Macro của bạn

Để chạy macro của bạn, hãy sử dụng phím tắt Alt + F8 để hiển thị hộp thoại Macro. Đánh dấu macro của bạn trong danh sách và sau đó nhấp vào Chạy . Nếu bạn không thấy macro của mình, hãy đảm bảo vị trí chính xác nằm trong hộp bên cạnh nhãn "Macro trong".

Mục đích đằng sau việc tạo macro trong Word là tăng tốc công việc của bạn bằng cách đặt các tác vụ lặp đi lặp lại và các chuỗi lệnh phức tạp trong tầm tay bạn. Có thể mất hàng giờ để thực hiện thủ công chỉ mất một vài giây với một lần bấm nút.

Tất nhiên, nếu bạn đã tạo nhiều macro, tìm kiếm thông qua hộp thoại Macro sẽ chiếm nhiều thời gian bạn lưu. Tuy nhiên, nếu bạn gán macro cho phím tắt, bạn có thể bỏ qua hộp thoại và truy cập macro trực tiếp từ bàn phím — giống như cách bạn có thể sử dụng các phím tắt để truy cập các lệnh khác trong Word.

Tạo phím tắt cho macro

1. Từ trình đơn Công cụ , chọn Tùy chỉnh…
2. Trong hộp thoại Tùy chỉnh, bấm Bàn phím .
3. Hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím sẽ mở ra.
4. Trong hộp cuộn bên dưới nhãn "Danh mục", chọn Macro.
5. Trong hộp cuộn Macro, tìm tên của macro mà bạn muốn gán phím tắt.
6. Nếu macro hiện có một phím tắt được gán cho nó, phím tắt sẽ xuất hiện trong hộp bên dưới nhãn "Khóa hiện tại".
7. Nếu không có phím tắt nào được gán cho macro hoặc nếu bạn muốn tạo một phím tắt thứ hai cho macro của mình, hãy nhấp vào hộp bên dưới nhãn "Nhấn phím tắt mới".
8. Nhập phím tắt bạn muốn sử dụng để truy cập macro của mình. (Nếu phím tắt đã được gán cho một lệnh, một thông báo sẽ xuất hiện bên dưới hộp "Phím hiện tại" có nội dung "Hiện được gán cho", theo sau là tên của lệnh. Bạn có thể gán lại phím tắt bằng cách tiếp tục hoặc bạn có thể chọn một tổ hợp phím mới).
9. Trong hộp thả xuống bên cạnh nhãn "Lưu thay đổi", chọn Bình thường để áp dụng thay đổi cho tất cả tài liệu được tạo trong Word. Để sử dụng phím tắt chỉ trong tài liệu hiện tại, hãy chọn tên tài liệu từ danh sách.
10. Nhấp vào Chỉ định .
11. Nhấp vào Đóng .
12. Nhấp vào Đóng trên hộp thoại Tùy chỉnh.