Các mục nhập Văn bản Tự động là các bit văn bản mà bạn có thể chèn vào các tài liệu Word khác nhau, nhưng bạn có biết rằng với các phím tắt, bạn có thể chèn các mục nhập Văn bản Tự động nhanh hơn không?
Với lối tắt bàn phím, việc chèn các mục nhập Văn bản Tự động vào tài liệu Word chỉ cần nhấn một nút đơn giản, thay vì nhập vào tên của mục nhập. Điều này có thể kết thúc là một tiết kiệm thời gian rất lớn, đặc biệt là nếu bạn sử dụng rất nhiều mục Auto Text.
Tạo mục nhập văn bản tự động
Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo một mục nhập Văn bản Tự động. Ngoài ra còn có một vài mục nhập Auto Text mặc định được cài đặt sẵn và được cấu hình với MS Word. Các mục nhập Auto Text mặc định của bạn cũng có thể có các phím tắt được áp dụng cho chúng. Nếu bạn không biết cách chèn mục nhập văn bản tự động , hãy tham khảo các bước bên dưới.
Word 2003
- Nhấp vào Chèn trong menu trên cùng.
- Định vị con trỏ chuột của bạn trên AutoText . Trong menu phụ, nhấp vào AutoText. Điều này sẽ mở ra hộp thoại AutoCorrect, trên tab AutoText.
- Nhập văn bản bạn muốn sử dụng làm AutoText trong trường có nhãn "Nhập mục nhập văn bản ở đây". Nhấp vào Thêm .
- Nhấp vào OK .
Word 2007
- Chọn văn bản bạn muốn thêm vào thư viện AutoText của mình.
- Nhấp vào nút AutoText bạn đã thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh (xem hướng dẫn ở trên).
- Nhấp vào Lưu lựa chọn vào thư viện AutoText ở cuối menu AutoText.
- Hoàn tất các trường * trong hộp thoại Tạo khối xây dựng mới.
- Nhấp vào OK .
Word 2010 và các phiên bản sau
Các mục nhập AutoText được gọi là khối xây dựng trong Word 2010 và các phiên bản sau. Làm theo các bước sau để tạo một mục nhập AutoText:
- Chọn văn bản bạn muốn thêm vào thư viện AutoText của mình.
- Nhấp vào tab Chèn .
- Trong nhóm Văn bản, hãy nhấp vào nút Bộ phận nhanh .
- Định vị con trỏ chuột của bạn trên AutoText. Trong menu phụ mở ra, nhấp vào Lưu lựa chọn vào thư viện AutoText ở cuối trình đơn.
- Hoàn tất các trường trong hộp thoại Tạo khối xây dựng mới (xem bên dưới).
- Nhấp vào OK .
* Các trường trong hộp thoại Tạo khối xây dựng mới là:
- Trường Tên sẽ là văn bản bạn đã chọn.
- Thư viện phải được đặt thành AutoText.
- Danh mục là Chung theo mặc định, mặc dù bạn có thể tạo danh mục của riêng mình.
- Mô tả là nơi bạn có thể thêm văn bản để xác định mục nhập.
- Lưu nó vào mẫu bạn muốn lưu mục nhập. Mặc định là Bình thường.
- Các tùy chọn cho phép bạn chọn AutoText được chèn bình thường, trong đoạn riêng của nó, hoặc giữa các ngắt trang, cho nó trang riêng của nó.
Áp dụng lối tắt cho mục nhập văn bản tự động
Trong hướng dẫn của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm một phím tắt vào mục nhập "Địa chỉ" Auto Text mà chúng tôi đã tạo. Chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách mở một tài liệu Word mới (bạn cũng có thể mở một tài liệu đã tồn tại).
Sau đó, chúng tôi sẽ đi đến "File" sau đó bấm vào "Options" sau đó bấm vào "Word Options." Một hộp pop-up sẽ xuất hiện. Nhấp vào tùy chọn "Tùy chỉnh Ribbon" và sau đó chọn nút "Tùy chỉnh" bên cạnh phím tắt.
Menu Tùy chỉnh bàn phím sẽ xuất hiện. Trong trình đơn Danh mục, cuộn xuống Khối Xây dựng và chọn nó. Ở bên phải, bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn Building Blocks có sẵn cho bạn. Cuộn qua và chọn mục nhập Văn bản Tự động mà bạn sẽ áp dụng lối tắt đến (trong trường hợp của chúng tôi, đó sẽ là "Địa chỉ").
Nhấp vào "Địa chỉ" và đi tới hộp phím Tắt phím tắt mới bên dưới danh sách nhập Văn bản Tự động. Đây là nơi chúng tôi sẽ gõ phím tắt mà chúng tôi muốn áp dụng cho “Địa chỉ.” Nếu phím tắt đã được sử dụng bởi một mục nhập Văn bản Tự động khác, nó sẽ hiển thị bên dưới hộp Phím hiện tại ở bên trái, bên cạnh “Hiện được gán to. ”(Nếu bạn muốn, bạn có thể gán lại phím tắt vào lúc này.)
Chúng tôi đã sử dụng phím tắt "Alt + Ctrl + A" cho mục nhập Văn bản tự động "Địa chỉ" của chúng tôi. Tiếp theo, tất cả những gì chúng ta cần làm là nhấn Assign và Close. Điều này đưa chúng ta trở lại hộp trình đơn Tùy chọn Word, bây giờ chúng ta có thể đóng.
Đó là nó! Bây giờ, khi chúng ta nhấp vào “Alt + Ctrl + A”, mục nhập Địa chỉ tự động “Địa chỉ” sẽ xuất hiện trong tài liệu Word của chúng tôi.
Gán lối tắt
Nếu bạn quyết định gán lối tắt bàn phím mới cho mục nhập Văn bản Tự động, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào tùy chọn hiện được chỉ định và trong cửa sổ bật lên kết quả, bạn sẽ chỉ định phím tắt của mình bằng cách nhấn các phím bạn muốn.