Chào mừng bạn đến với Kỹ Thuật Trình Bày Xấu 101 . Hầu như tất cả mọi người đã ngồi qua một bài thuyết trình xấu với kỹ thuật kém và những người trình bày không chuẩn bị. Ngoài ra còn có các kịch bản mà người thuyết trình đọc nguyên văn từ bản trình bày, lẩm bẩm qua bài phát biểu của họ hoặc sử dụng quá nhiều hoạt ảnh trong PowerPoint của họ. Dưới đây là các bài trình bày khác nhau mà một người có thể đã trải qua, cùng với giải pháp về cách khắc phục nó.
Thiết bị không hoạt động
Nhiều người đã trải qua kịch bản mà khán giả được giải quyết và người trình bày được đặt và sẵn sàng bắt đầu bản trình bày của họ. Đột nhiên, máy chiếu không hoạt động. Đương nhiên, người trình bày không bận tâm kiểm tra tất cả các thiết bị trước khi bắt đầu.
Để chỉnh sửa kỹ thuật trình bày này, người thuyết trình nên kiểm tra tất cả thiết bị và luyện tập bản trình bày của họ, sử dụng máy chiếu được cung cấp trước thời gian của họ để trình bày. Đưa thêm các công cụ cần thiết giống như một bóng đèn máy chiếu là một ý tưởng tốt, cùng với việc có một điểm tiếp xúc cho một kỹ thuật viên nếu mọi thứ vượt khỏi tầm kiểm soát của người trình bày. Nếu có thể, người thuyết trình có thể kiểm tra ánh sáng trong phòng họ sẽ trình bày trước, trước thời gian của họ trong ánh đèn sân khấu, đặc biệt là để họ có thể làm mờ ánh sáng khi cần thiết trong bài phát biểu của họ.
Thông tin Underload
Người thuyết trình có thể đã chỉ ghi nhớ nội dung của bản trình bày của họ. Trong kịch bản này, ai đó trong khán giả có thể có một câu hỏi và hoảng sợ có thể đặt. Bởi vì người trình bày chưa chuẩn bị cho các câu hỏi, tất cả những gì họ biết về chủ đề là những gì đã được viết trên các trang chiếu.
Để khắc phục tình trạng này, diễn giả nên biết tài liệu của họ rất tốt để họ có thể dễ dàng thực hiện bản trình bày mà không cần tăng cường điện tử như PowerPoint. Người thuyết trình có thể sử dụng các từ và cụm từ chính chỉ bao gồm thông tin cần thiết để giữ cho khán giả tập trung và quan tâm đến người trình bày. Cuối cùng, người nói phải chuẩn bị đầy đủ cho các câu hỏi và biết câu trả lời hoặc có ý tưởng về cách hướng dẫn thành viên của khán giả.
Thiếu tập trung
Ngược lại với việc giảm tải thông tin, người thuyết trình có thể thấy mình biết rất nhiều về một chủ đề mà họ nhảy khắp nơi. Điều này tạo ra một tình huống mà khán giả không có ý tưởng làm thế nào để làm theo các chủ đề của bài thuyết trình vì không có.
Cách để khắc phục tình trạng này là sử dụng nguyên tắc KISS, có nghĩa là "Keep It Simple Silly". Khi thiết kế bản trình bày, người thuyết trình có thể gắn liền với ba hoặc bốn điểm về chủ đề của họ. Sau đó, các diễn giả có thể mở rộng thông tin để khán giả có nhiều khả năng hấp thụ nó nhất và hiểu được những điểm chính đang được thúc đẩy.
Đọc trực tiếp từ màn hình
Hãy tưởng tượng một cài đặt nơi một thành viên khán giả giơ tay lên và đề cập rằng cô ấy không thể đọc các trang trình bày. Trong trường hợp này, người trình bày có thể ân cần nói với cô ấy rằng họ sẽ đọc các slide trực tiếp cho cô ấy. Khi người thuyết trình tiến hành làm như vậy, họ nhìn lên màn hình và mỗi trang trình bày được điền bằng văn bản lời nói của họ. Vấn đề ở đây là người trình bày không cần thiết nếu các trang trình bày cung cấp tất cả thông tin cho các thành viên của khán giả.
Đơn giản hóa nội dung là chìa khóa ở đây. Người thuyết trình có thể giữ thông tin quan trọng nhất ở gần đầu các trang trình bày để dễ đọc ở hàng sau. Họ cũng có thể tập trung vào một khu vực chủ đề và sử dụng không quá bốn viên đạn trên mỗi trang trình bày. Điều quan trọng là người thuyết trình phải nói chuyện với khán giả, chứ không phải màn hình.
Sử dụng Visual Aids thay thế cho nội dung khan hiếm
Người thuyết trình có thể thấy rằng không ai sẽ nhận thấy rằng họ không nghiên cứu nhiều về chủ đề của họ nếu họ thêm nhiều hình ảnh hỗ trợ trực quan, như ảnh, đồ thị phức tạp và sơ đồ khác.
Sai lầm này là rất lớn. Người thuyết trình cần tạo bản trình bày bao gồm nội dung và chủ đề được nghiên cứu kỹ mà khán giả đang tìm kiếm. Các điểm minh họa với chất thực là một định dạng tốt để theo dõi, và các hình ảnh hỗ trợ như hình ảnh, biểu đồ và sơ đồ nên được sử dụng ngoài nội dung, để điều khiển các điểm chính của nhà trình diễn. Sau khi tất cả, hỗ trợ trực quan thêm một break tốt đẹp cho vật liệu nhưng phải được sử dụng một cách chính xác để nâng cao trình bày bằng miệng tổng thể .
Đặt phông chữ trên các trang trình bày quá nhỏ
Phông chữ loại tập lệnh nhỏ có thể trông tuyệt vời khi các thành viên khán giả đang ngồi cách màn hình chỉ vài inch. Tuy nhiên, các diễn giả không xem xét khán giả có thị lực kém, hoặc những người đang ngồi cách xa màn hình, sẽ bỏ lỡ một khán giả tham gia có khả năng đọc các trang trình bày.
Nó là tốt nhất cho các diễn giả để dính vào các phông chữ dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman. Người thuyết trình nên tránh phông chữ loại tập lệnh thường khó đọc trên màn hình. Nó cũng được đề xuất cho các diễn giả sử dụng không quá hai phông chữ khác nhau —một tiêu đề cho tiêu đề và một phông chữ khác cho nội dung. Cuối cùng, diễn giả nên sử dụng không ít hơn một font 30 pt để mọi người ở phía sau của căn phòng có thể đọc chúng một cách dễ dàng.
Chọn mẫu thiết kế kém hoặc phức tạp
Đôi khi, người thuyết trình đưa ra quyết định trong bản trình bày của họ dựa trên những gì họ nghe thấy. Ví dụ, hãy tưởng tượng một người trình bày nghe nói rằng màu xanh là một màu tốt cho một mẫu thiết kế hoặc chủ đề thiết kế . Họ có thể đã tìm thấy một mẫu rất hay trên internet và đi tìm nó. Thật không may, cuối cùng, bản trình bày kết thúc bằng một ngữ cảnh không khớp với giao diện của bản trình bày trực quan.
Kịch bản này có thể dễ dàng cố định khi người thuyết trình quyết định chọn một mẫu thiết kế phù hợp với khán giả. Một cách bố trí rõ ràng, đơn giản là tốt nhất cho việc trình bày kinh doanh, ví dụ, trong khi trẻ nhỏ đáp ứng tốt với các bản trình bày có đầy đủ màu sắc và chứa nhiều hình dạng .
Bao gồm quá nhiều trang trình bày
Một số diễn giả đi overboard với số lượng slide của họ. Ví dụ, hãy tưởng tượng người trình bày gần đây đã đi du lịch kỳ nghỉ tuyệt vời và bao gồm tất cả 500 ảnh bãi biển trong trang trình bày của họ. Những người thuyết trình sử dụng quá nhiều trang trình bày hoặc quá nhiều nội dung cá nhân, nhất định sẽ nghe thấy tiếng ngáy trong phòng.
Người thuyết trình phải đảm bảo khán giả của họ vẫn tập trung bằng cách giữ số lượng trang trình bày ở mức tối thiểu. Bạn nên sử dụng 10 đến 12 trang trình bày. Một số nhượng bộ có thể được thực hiện cho một album ảnh vì hầu hết các hình ảnh sẽ được hiển thị trên màn hình trong một thời gian ngắn và điều này sẽ yêu cầu một cuộc gọi phán đoán dựa trên cách khán giả cảm nhận và phản hồi.
Mất tin nhắn với hình động
Người thuyết trình có thể quên trọng tâm của bản trình bày khi sử dụng quá nhiều hình động và âm thanh với mục tiêu gây ấn tượng với mọi người. Điều này cuối cùng không làm việc hầu hết thời gian, bởi vì khán giả không biết nơi để tìm, và sẽ mất thông điệp của bài thuyết trình.
Trong khi hình ảnh động và âm thanh được sử dụng tốt có thể tăng cường sự quan tâm, điều quan trọng là người thuyết trình phải giữ chúng ở mức tối thiểu. Nếu không, sự tinh tế này sẽ làm xao lãng khán giả. Người thuyết trình có thể thiết kế bản trình bày của mình với triết lý "ít hơn" để khán giả không bị quá tải hoạt ảnh.
Chọn ra các kết hợp màu không bình thường
Một số diễn giả yêu thích kết hợp màu sắc bất thường với nhau, nhưng một bài thuyết trình PowerPoint không phải là thời gian để sử dụng chúng. Ví dụ, một sự kết hợp màu cam và màu xanh là đáng lo ngại đối với một khán giả và có thể có những người hiện diện không thể nhìn thấy màu đỏ và màu xanh lá cây do mù màu.
Các diễn giả nên sử dụng độ tương phản tốt với nền để làm cho văn bản của họ dễ đọc. Dưới đây là một vài lời khuyên:
- Văn bản tối trên nền sáng là tốt nhất nhưng tránh nền màu trắng. Tô màu nó xuống bằng cách sử dụng màu be hoặc màu sáng khác sẽ dễ dàng trên mắt. Nền tối rất hiệu quả, nhưng làm cho văn bản trở thành màu sáng để dễ đọc.
- Hình nền có hoa văn hoặc họa tiết làm cho văn bản khó đọc.
- Giữ màu sắc phù hợp.
Điểm mấu chốt
Để trở thành một diễn giả giỏi , người thuyết trình cần phải tương tác với khán giả và biết chủ đề của họ. Người thuyết trình cuối cùng nên giữ bản trình bày ngắn gọn và chỉ bao gồm thông tin có liên quan. Họ nên sử dụng một tăng cường điện tử, chẳng hạn như PowerPoint, như là một phần đệm để trình bày của họ để củng cố điểm , không phải là một cái nạng. Người trình bày nên nhớ rằng một trình chiếu không phải là bản trình bày — chúng là bản trình bày.