Một hạn chế khi sử dụng phối thư là tạo tài liệu là bạn có nguy cơ mắc nhiều lỗi hơn nếu bạn tạo từng tài liệu riêng lẻ. Nếu bạn không quen thuộc với việc trộn thư, nguy cơ gây ra những sai lầm thảm khốc có thể làm hỏng tất cả tài liệu được in của bạn cao hơn rất nhiều.
Điều đó không có nghĩa là kinh nghiệm sáp nhập thư sẽ không cần phải đọc lại tài liệu của họ. Các mục sau đây là 5 lỗi kết hợp thư hàng đầu mà bạn nên kiểm tra tài liệu của mình trước khi hoàn tất chúng và gửi chúng ra để in.
1. Tính toàn diện
Điều quan trọng là bạn phải kiểm tra kỹ liệu bạn đã chèn tất cả các thông tin cần thiết cần thiết cho việc hợp nhất thư thành công hay chưa. Nó là khá dễ dàng để bỏ qua một lĩnh vực khi bạn đang tạo tài liệu của bạn. Đặc biệt chú ý đến địa chỉ và quan trọng hơn là mã ZIP. Bạn cũng nên đảm bảo rằng các dòng lời chào hoặc các khu vực khác mà bạn đã chèn nhiều trường liên tiếp đều được điền chính xác.
2. Độ chính xác
Mặc dù điều này có vẻ như thông thường, bạn sẽ ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu người nhầm lẫn thư của họ vì họ không kiểm tra tính chính xác. Để đảm bảo tính chính xác của việc hợp nhất thư của bạn, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn đã chèn đúng các trường vào đúng vị trí. Nếu bạn có các trường có tên tương tự, quá dễ dàng để chèn một trường sai. Nếu bạn thấy mình thường xuyên gặp lỗi này, bạn nên đánh giá lại tên mà bạn đang cung cấp cho các trường của mình để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong tương lai.
3. Giãn cách
Khoảng cách có thể không có vẻ giống như điều quan trọng nhất khi làm việc với việc trộn thư, nhưng khoảng cách không đóng vai trò quan trọng. Đôi khi rất khó để biết bạn đã nhập bao nhiêu khoảng trống vào tài liệu. Việc sử dụng các trường phối thư làm cho nó khó khăn hơn để kể, đặc biệt khi chúng gần nhau. Bạn thậm chí có thể thấy rằng bạn đã bỏ qua hoàn toàn không gian. Điều quan trọng là kiểm tra tài liệu của bạn để đảm bảo rằng bạn có khoảng trống giữa tất cả các trường khác, sản phẩm cuối cùng sẽ chỉ là một vài từ chạy không đọc được lớn.
4. Dấu chấm câu
Tương tự như khoảng cách, nhiều người bỏ qua giá trị và tầm quan trọng của dấu chấm câu khi làm việc với việc trộn thư. Bạn có thể dễ dàng bỏ qua dấu câu của mình khi làm việc với các trường phối thư vì khoảng trắng. Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn thường xuyên đặt sai dấu chấm câu, bỏ qua nó hoàn toàn hoặc thêm dấu câu kép khi bạn có nhiều trường phối thư trong một hàng.
5. Định dạng
Định dạng văn bản của bạn là một trong những sai lầm chính dẫn đến tìm kiếm "kết hợp thư không hoạt động" trên Google. Điều quan trọng là bạn phải kiểm tra xem định dạng được áp dụng cho các trường phối thư của bạn có chính xác hay không. Cho dù bạn là một người mới sáp nhập thư hay bạn đã hoàn thành hàng trăm thư hợp nhất, điều quan trọng là kiểm tra các trường phối thư của bạn để in nghiêng, gạch chân và định dạng in đậm và sửa chúng trước khi bạn hoàn thành Mail Merge.
Gói lên
Đây không phải là danh sách đầy đủ các lỗi mà bạn có thể giới thiệu trong quá trình hợp nhất thư nhưng đây là một nơi tốt để bắt đầu. Và nó đi mà không nói rằng bạn nên bằng chứng cho các lỗi khác, chẳng hạn như lỗi chính tả và lỗi chính tả, có thể xảy ra trong bất kỳ tài liệu. Không ai hoàn hảo; một số người chỉ giỏi hơn khi giả vờ như vậy!
Biên tập bởi: Martin Hendrikx