Tính năng Mail Merge của Microsoft cho phép bạn gửi cùng một tài liệu với những thay đổi nhỏ cho một số lượng lớn người nhận. Thuật ngữ "hợp nhất" xuất phát từ thực tế là một tài liệu (một chữ cái, ví dụ) được hợp nhất với một tài liệu nguồn dữ liệu, chẳng hạn như một bảng tính .
Tính năng trộn thư của Word hoạt động liền mạch với dữ liệu từ Excel. Trong khi Word cũng cho phép bạn tạo nguồn dữ liệu của riêng mình, các tùy chọn để sử dụng dữ liệu này bị giới hạn. Hơn nữa, nếu bạn đã có dữ liệu của bạn trong một bảng tính, nó không có ý nghĩa nhiều để nhập lại tất cả các thông tin vào nguồn dữ liệu của Word.
Chuẩn bị dữ liệu của bạn cho Mail Merge
Về mặt lý thuyết, bạn có thể sử dụng bất kỳ trang tính Excel nào trong một chức năng phối thư của Word mà không cần bất kỳ sự chuẩn bị đặc biệt nào. Tuy nhiên, bạn nên dành chút thời gian để chuẩn bị bảng tính của mình để tối ưu hóa quy trình hợp nhất thư .
Dưới đây là một số nguyên tắc để quan sát điều đó sẽ giúp quá trình hợp nhất thư diễn ra suôn sẻ hơn.
Sắp xếp dữ liệu bảng tính của bạn
Với nguy cơ nói rõ ràng, dữ liệu của bạn nên được sắp xếp gọn gàng thành các hàng và cột. Hãy suy nghĩ của mỗi hàng như một bản ghi duy nhất và mỗi cột là một trường bạn sẽ chèn vào tài liệu của bạn. (Kiểm tra hướng dẫn nhập dữ liệu Excel nếu bạn cần sửa lại.)
Tạo hàng tiêu đề
Tạo hàng tiêu đề cho trang tính bạn định sử dụng cho phối thư. Hàng tiêu đề là một hàng chứa các nhãn xác định dữ liệu trong các ô bên dưới. Đôi khi Excel có thể khó hiểu về sự khác biệt giữa dữ liệu và nhãn, do đó, hãy làm rõ bằng cách sử dụng văn bản in đậm, đường viền ô và tô bóng ô duy nhất cho hàng tiêu đề. Điều này sẽ đảm bảo Excel phân biệt nó với phần còn lại của dữ liệu của bạn.
Sau đó khi bạn đang hợp nhất dữ liệu với tài liệu chính, các nhãn sẽ xuất hiện dưới dạng tên của các trường phối, do đó sẽ không có nhầm lẫn về dữ liệu bạn đang chèn vào tài liệu của mình. Hơn nữa, đó là cách hay để gắn nhãn các cột của bạn, vì nó giúp ngăn chặn lỗi người dùng.
Đặt tất cả dữ liệu trên một trang tính
Dữ liệu bạn định sử dụng cho quá trình hợp nhất thư phải nằm trên một trang tính. Nếu nó được trải rộng trên nhiều trang tính, bạn sẽ cần phải kết hợp các trang tính hoặc thực hiện nhiều kết hợp thư. Ngoài ra, hãy đảm bảo các trang tính được đặt tên rõ ràng , vì bạn sẽ cần có thể chọn trang tính bạn định sử dụng mà không cần xem.
Liên kết một nguồn dữ liệu trong một Mail Merge
Bước tiếp theo trong quá trình phối thư là liên kết bảng tính Excel đã chuẩn bị với tài liệu Word của bạn.
- Trên thanh công cụ Mail Merge, nhấp vào nút Nguồn dữ liệu mở .
- Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu, điều hướng qua các thư mục cho đến khi bạn tìm thấy sổ làm việc Excel của mình. Nếu bạn không thể tìm thấy tệp Excel của mình, hãy đảm bảo "Tất cả nguồn dữ liệu" được chọn trong trình đơn thả xuống có nhãn "Tệp loại".
- Nhấp đúp vào tệp nguồn nguồn Excel của bạn hoặc chọn tệp đó và nhấp vào Mở .
- Trong hộp thoại Chọn Bảng, chọn trang tính Excel có chứa dữ liệu bạn muốn kết hợp với tài liệu của mình.
- Đảm bảo hộp kiểm bên cạnh "Hàng đầu tiên của dữ liệu chứa tiêu đề cột" được chọn.
- Nhấp vào OK .
Bây giờ nguồn dữ liệu đã được liên kết với tài liệu chính, bạn có thể bắt đầu nhập văn bản và / hoặc chỉnh sửa tài liệu Word của bạn. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi nguồn dữ liệu của mình trong Excel; nếu bạn cần thay đổi dữ liệu, bạn phải đóng tài liệu chính trong Word trước khi bạn có thể mở nguồn dữ liệu trong Excel.
Chèn các trường hợp nhất vào tài liệu của bạn thật dễ dàng bằng cách làm theo các bước sau:
- Nhấp vào nút Chèn trường hợp nhất trên thanh công cụ phối thư. Hộp thoại Chèn Trường Trộn sẽ xuất hiện.
- Đánh dấu tên của trường bạn muốn chèn từ danh sách và bấm Chèn .
- Hộp sẽ vẫn mở, cho phép bạn chèn thêm các trường. Nếu bạn chèn nhiều trường liên tiếp, Word sẽ không tự động thêm dấu cách giữa các trường trong tài liệu của bạn; bạn phải tự làm điều này sau khi bạn đóng hộp thoại. Trong tài liệu của bạn, bạn sẽ thấy tên trường được bao quanh bởi các mũi tên kép.
- Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Đóng .
Chèn khối địa chỉ và lời chào — Sử dụng cẩn thận
Gần đây, Microsoft đã thêm tính năng hợp nhất thư cho phép bạn chèn khối địa chỉ và dòng lời chào. Bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên thanh công cụ, Word sẽ cho phép bạn chèn nhiều trường cùng lúc, được sắp xếp theo các biến thể phổ biến.
Nút chặn địa chỉ chèn là nút bên trái; dòng chào chèn nằm ở bên phải.
Hơn nữa, khi bạn bấm vào một trong hai nút, Word sẽ hiển thị một hộp thoại cung cấp cho bạn một số tùy chọn mà bạn muốn chèn vào trường nào, bạn muốn sắp xếp chúng như thế nào, dấu chấm câu bao gồm và những thứ khác. Trong khi điều này nghe có vẻ đơn giản và đó là nếu bạn đang sử dụng nguồn dữ liệu được tạo trong Word — nó có thể gây nhầm lẫn nếu bạn đang sử dụng trang tính Excel.
Hãy nhớ khi đề xuất về việc thêm hàng tiêu đề trong trang tính của bạn trên trang 1 của bài viết này? Vâng, nếu bạn đặt tên cho một lĩnh vực khác với những gì Word sử dụng như một tên trường cho dữ liệu tương tự, Word có thể phù hợp với các trường không chính xác.
Điều này có nghĩa là nếu bạn sử dụng khối chèn địa chỉ hoặc chèn các nút dòng lời chào , dữ liệu có thể xuất hiện theo thứ tự khác với bạn chỉ định — đơn giản là vì các nhãn không khớp. May mắn thay, Microsoft đã dự đoán điều này và được xây dựng trong một tính năng Match Fields cho phép bạn kết hợp các tên trường của bạn với những cái mà Word sử dụng trong các khối.
Sử dụng các trường so khớp để ánh xạ đúng nhãn trường
Để khớp các trường, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào nút Trường khớp trên thanh công cụ.
- Trong hộp thoại Trường kết hợp, bạn sẽ thấy danh sách các tên trường của Word ở bên trái. Ở bên phải của hộp, bạn sẽ thấy một cột các hộp thả xuống. Tên trong mỗi hộp thả xuống là trường mà Word đang sử dụng cho từng trường tương ứng trong khối Địa chỉ hoặc khối Dòng chào. Để thực hiện bất kỳ thay đổi nào, chỉ cần chọn tên trường từ hộp thả xuống.
- Khi bạn đã thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấp vào OK .
Bạn cũng có thể hiển thị hộp thoại Trường phù hợp bằng cách nhấp vào nút Trường khớp ở dưới cùng của hộp thoại Chèn địa chỉ khối hoặc Dòng chào, cả hai xuất hiện khi bạn nhấp vào nút thanh công cụ tương ứng.
Xem tài liệu phối thư
Trước khi chúng tôi tiếp tục xem trước và in tài liệu đã hợp nhất của bạn, lưu ý về định dạng: Khi chèn trường hợp nhất vào tài liệu, Word không thực hiện định dạng dữ liệu từ nguồn dữ liệu.
Áp dụng định dạng đặc biệt từ bảng tính nguồn
Nếu bạn muốn áp dụng định dạng đặc biệt như in nghiêng, in đậm hoặc gạch chân, bạn phải làm như vậy trong Word. Nếu bạn đang xem tài liệu với các trường, bạn phải chọn mũi tên kép trên cả hai mặt của trường mà bạn muốn áp dụng định dạng. Nếu bạn đang xem dữ liệu được hợp nhất trong tài liệu, chỉ cần đánh dấu văn bản bạn muốn thay đổi.
Hãy nhớ rằng mọi thay đổi sẽ thực hiện trong tất cả các tài liệu đã được hợp nhất, chứ không phải chỉ riêng từng tài liệu.
Xem trước các tài liệu hợp nhất
Để xem trước các tài liệu đã hợp nhất của bạn, hãy nhấp vào nút Xem dữ liệu đã hợp nhất trên thanh công cụ Mail Merge. Nút này hoạt động giống như nút chuyển đổi, vì vậy nếu bạn muốn quay lại chỉ xem các trường và không xem dữ liệu mà chúng chứa, hãy nhấp lại vào đó.
Bạn có thể điều hướng thông qua các tài liệu được hợp nhất bằng cách sử dụng các nút điều hướng trên thanh công cụ Mail Merge. Chúng, từ trái sang phải: Bản ghi đầu tiên , Bản ghi trước , Bản ghi đi , Bản ghi tiếp theo , Bản ghi cuối cùng .
Trước khi bạn hợp nhất tài liệu của mình, bạn nên xem trước tất cả hoặc nhiều nhất có thể để xác minh rằng mọi thứ đã được hợp nhất chính xác. Đặc biệt chú ý đến những thứ như dấu câu và khoảng cách xung quanh dữ liệu đã hợp nhất.
Hoàn thành tài liệu phối thư của bạn
Khi bạn đã sẵn sàng hợp nhất các tài liệu của mình, bạn có hai lựa chọn.
Hợp nhất với Máy in
Đầu tiên là hợp nhất chúng với máy in. Nếu bạn chọn tùy chọn này, tài liệu sẽ được gửi tới máy in mà không cần sửa đổi. Bạn có thể kết hợp với máy in chỉ bằng cách nhấp vào nút thanh công cụ Merge to Printer .
Hợp nhất vào tài liệu mới
Nếu bạn cần cá nhân hóa một số hoặc tất cả tài liệu (mặc dù, bạn sẽ khôn ngoan để thêm trường ghi chú vào nguồn dữ liệu cho ghi chú được cá nhân hóa) hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác trước khi in, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu mới; nếu bạn nhập vào một tài liệu mới, tài liệu chính và nguồn dữ liệu chính của thư sẽ vẫn còn nguyên vẹn, nhưng bạn sẽ có một tệp thứ hai chứa các tài liệu đã phối.
Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp vào nút Kết hợp với tài liệu mới .
Cho dù bạn chọn phương pháp nào, bạn sẽ thấy một hộp thoại trong đó bạn có thể yêu cầu Word hợp nhất tất cả các bản ghi, bản ghi hiện tại hoặc một phạm vi bản ghi.
Nhấp vào nút tùy chọn bên cạnh lựa chọn bạn muốn và sau đó nhấp vào OK .
Nếu bạn muốn hợp nhất một phạm vi, bạn sẽ cần phải đặt vào số đầu và số cuối cùng cho các bản ghi mà bạn muốn bao gồm trong hợp nhất trước khi bạn bấm OK .
Nếu bạn chọn in tài liệu, sau khi hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy hộp thoại In. Bạn có thể tương tác với nó giống như bạn làm với bất kỳ tài liệu nào khác.