Chèn văn bản hoặc dữ liệu từ tài liệu khác mà không cần cắt và dán.
Phương pháp phổ biến nhất để chèn văn bản vào tài liệu Word 2007 là cắt và dán nó. Điều này làm việc tốt cho các đoạn văn bản ngắn, nhưng nếu bạn cần chèn toàn bộ giá trị văn bản của tài liệu — hoặc thậm chí chỉ là một phần dài của tài liệu — có các tùy chọn có khả năng tốt hơn so với phương pháp cắt và dán.
Word 2007 cho phép bạn chèn các phần của tài liệu khác, hoặc toàn bộ tài liệu, vào công việc của bạn trong một vài bước nhanh chóng:
- Định vị con trỏ của bạn nơi bạn muốn chèn tài liệu.
- Nhấp vào tab Insert.l
- Nhấp vào mũi tên kéo xuống được đính kèm với nút Object nằm trong phần Văn bản của trình đơn ribbon.
- Nhấp vào Văn bản từ Tệp ... từ trình đơn. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Chèn Tệp.
- Chọn tệp tài liệu của bạn. Nếu bạn chỉ muốn chèn một phần của tài liệu, hãy nhấp vào nút Phạm vi .... Hộp thoại Set Range sẽ mở ra nơi bạn có thể nhập tên dấu trang từ tài liệu Word hoặc nếu bạn đang chèn dữ liệu từ tài liệu Excel, hãy nhập phạm vi ô cần chèn. Nhấp OK khi bạn hoàn tất.
- Nhấp vào Chèn khi hoàn tất việc chọn tài liệu của bạn.
Tài liệu bạn đã chọn (hoặc một phần của tài liệu) sẽ được chèn vào, bắt đầu từ vị trí con trỏ của bạn.
Lưu ý rằng văn bản bạn chèn vào tài liệu của bạn với phương pháp này hoạt động tốt nhất khi bản gốc sẽ không thay đổi. Nếu bản gốc không thay đổi, văn bản được chèn sẽ không tự động cập nhật với những thay đổi đó.
Tuy nhiên, sử dụng tùy chọn văn bản được liên kết bên dưới cung cấp phương pháp chèn thứ ba cung cấp cho bạn cách tự động cập nhật tài liệu nếu các thay đổi ban đầu.
Chèn một văn bản được liên kết trong một tài liệu
Nếu văn bản từ tài liệu bạn đang chèn có thể thay đổi, bạn có tùy chọn sử dụng văn bản được liên kết có thể được cập nhật dễ dàng.
Chèn văn bản được liên kết rất giống với quá trình được nêu chi tiết ở trên. Thực hiện theo các bước tương tự nhưng thay đổi bước 6:
6. Nhấp vào mũi tên kéo xuống trên nút Chèn, sau đó bấm Chèn làm Liên kết từ trình đơn.
Các hàm văn bản được liên kết giống với văn bản được chèn, nhưng văn bản được Word coi là một đối tượng.
Cập nhật văn bản được liên kết
Nếu văn bản thay đổi trong tài liệu gốc, hãy chọn đối tượng văn bản được liên kết bằng cách nhấp vào văn bản được chèn (toàn bộ văn bản của đoạn chèn sẽ được chọn) và sau đó nhấn F9 . Điều này làm cho Word kiểm tra bản gốc và cập nhật văn bản được chèn với bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho bản gốc.