01/08
Bắt đầu tài liệu phối thư của bạn
Nhấp vào Bắt đầu Mail Merge trên ribbon Mailings và chọn loại tài liệu bạn muốn tạo.
Ví dụ: bạn có thể chọn chữ cái, phong bì hoặc nhãn. Hoặc, chọn Từng bước Mail Merge Wizard để được trợ giúp thêm về cách tạo tài liệu của bạn.
02/08
Chọn người nhận thư kết hợp thư
Nhấp vào Chọn người nhận trên ribbon Thư để thêm người nhận vào thư.
Bạn có thể chọn tạo cơ sở dữ liệu người nhận mới. Bạn cũng có thể chọn sử dụng danh sách hiện có hoặc liên hệ Outlook.
03/08
Thêm người nhận vào cơ sở dữ liệu hợp nhất thư của bạn
Trong hộp Danh sách Địa chỉ Mới, bắt đầu nhập danh bạ của bạn.
Bạn có thể sử dụng phím Tab để di chuyển giữa các trường. Mỗi bộ trường được gọi là một mục nhập. Để thêm người nhận khác, hãy nhấp vào nút Mục nhập mới. Để xóa một mục nhập, hãy chọn nó và nhấp vào Xóa mục nhập. Nhấp vào Có để xác nhận việc xóa.
04/08
Thêm và xóa các trường phối thư
Bạn có thể xóa hoặc thêm các loại trường vào tài liệu phối thư của bạn.
Bạn có thể làm điều đó một cách dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào nút Tùy chỉnh Cột. Hộp thoại Tùy chỉnh Cột mở ra. Sau đó, nhấp vào Thêm, Xóa hoặc Đổi tên để thay đổi các loại trường. Bạn cũng có thể sử dụng các nút Di chuyển lên và Di chuyển xuống để sắp xếp thứ tự các trường. Khi bạn hoàn tất, nhấp OK.
Sau khi bạn đã thêm tất cả người nhận của mình, hãy nhấp vào OK trên hộp thoại Danh sách địa chỉ mới. Đặt tên cho nguồn dữ liệu và nhấp vào Lưu.
05/08
Chèn một trường hợp nhất trong tài liệu của bạn
Để chèn một trường vào tài liệu của bạn, hãy bấm Chèn Trường Hợp nhất trên ribbon Thư. Chọn trường bạn muốn chèn. Tên trường xuất hiện nơi bạn có con trỏ nằm trong tài liệu của bạn.
Bạn có thể chỉnh sửa và định dạng văn bản xung quanh trường. Các định dạng được áp dụng cho trường sẽ chuyển sang tài liệu đã hoàn thành của bạn. Bạn có thể tiếp tục thêm các trường vào tài liệu của mình.
06/08
Xem trước thư hợp nhất thư của bạn
Trước khi bạn in các chữ cái của mình, bạn nên xem trước chúng để kiểm tra lỗi. Đặc biệt, chú ý đến khoảng cách và dấu chấm câu xung quanh các trường. Bạn cũng sẽ muốn chắc chắn rằng bạn đã chèn đúng các trường vào đúng vị trí.
Để xem trước các chữ cái, hãy nhấp vào Xem trước kết quả trên ribbon Thư. Sử dụng các mũi tên để điều hướng qua các chữ cái.
07/08
Sửa lỗi trong Mail Merge Fields
Bạn có thể nhận thấy lỗi trong dữ liệu cho một trong các tài liệu của mình. Bạn không thể thay đổi dữ liệu này trong tài liệu hợp nhất. Thay vào đó, bạn sẽ cần sửa nó trong nguồn dữ liệu.
Để thực hiện việc này, hãy bấm Chỉnh sửa danh sách người nhận trên dải thư. Trong hộp mở ra, bạn có thể thay đổi dữ liệu cho bất kỳ người nhận nào của bạn. Bạn cũng có thể giới hạn người nhận. Chỉ cần bỏ chọn hộp bên cạnh tên người nhận để bỏ qua chúng khỏi thao tác hợp nhất. Khi bạn hoàn tất, nhấp OK.
08/08
Hoàn tất tài liệu phối thư của bạn
Sau khi bạn đã xem xét tài liệu của mình, bạn đã sẵn sàng để hoàn tất chúng bằng cách hoàn tất việc hợp nhất. Nhấp vào nút Kết thúc & Hợp nhất trên ribbon Thư.
Bạn có thể chọn chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ, in tài liệu hoặc gửi email cho họ. Nếu bạn chọn in hoặc gửi email tài liệu của mình, bạn sẽ được nhắc nhập một dải ô. Bạn có thể chọn in tất cả, một hoặc một tập hợp các chữ cái liền kề nhau. Word sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình cho từng bước.