Hầu hết các công ty đã quen thuộc với những gì có thể được thực hiện trong Microsoft Word và Excel, nhưng sự hiểu biết những gì Microsoft Access có thể làm là một chút khó khăn hơn để nắm bắt. Ý tưởng tạo cơ sở dữ liệu và cố gắng duy trì chúng dường như là việc sử dụng tài nguyên không cần thiết. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ, chương trình này có thể cung cấp một số lợi thế riêng biệt, đặc biệt là khi quản lý tăng trưởng và tổ chức.
Microsoft Access cung cấp một cách mạnh mẽ hơn nhiều cho các công ty nhỏ để theo dõi dữ liệu và các dự án hơn Excel hoặc Word. Truy cập có thể mất nhiều thời gian để tìm hiểu hơn so với các ứng dụng Microsoft thường được sử dụng hơn, nhưng nó cũng có giá trị cao nhất được thêm vào để theo dõi các dự án, ngân sách và tăng trưởng. Tất cả dữ liệu cần thiết để chạy một doanh nghiệp nhỏ để so sánh và phân tích được duy trì trong một chương trình duy nhất, giúp việc chạy báo cáo và biểu đồ dễ dàng hơn bất kỳ chương trình nào khác. Microsoft cung cấp một số mẫu để đơn giản hóa quá trình học tập và người dùng có thể tùy chỉnh các mẫu khi chúng đi. Hiểu được các nguyên tắc cơ bản của Microsoft Access có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ thấy được giá trị đầy đủ của nó trong các hoạt động hàng ngày của họ.
Nếu bạn đã sử dụng bảng tính, thật dễ dàng để chuyển đổi bảng tính Excel của bạn sang cơ sở dữ liệu Access.
Duy trì thông tin khách hàng
Cơ sở dữ liệu cho phép các doanh nghiệp theo dõi tất cả thông tin cần thiết cho từng khách hàng hoặc khách hàng, bao gồm địa chỉ, thông tin đơn đặt hàng, hóa đơn và thanh toán. Miễn là cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên một mạng mà tất cả các nhân viên có thể truy cập nó, người dùng có thể đảm bảo thông tin vẫn được cập nhật. Bởi vì thông tin khách hàng là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nhỏ, cơ sở dữ liệu có thể được bảo mật. Việc thêm biểu mẫu vào cơ sở dữ liệu sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ có dữ liệu được tất cả nhân viên nhập một cách nhất quán.
Khi người dùng trở nên quen thuộc với chương trình, các thành phần phức tạp hơn có thể được thêm vào, chẳng hạn như ánh xạ tới địa chỉ của khách hàng. Điều này cho phép nhân viên xác minh địa chỉ cho khách hàng mới hoặc lập kế hoạch tuyến đường cho việc giao hàng. Nó cũng cho phép các doanh nghiệp tạo hóa đơn và có thể gửi email hoặc thư thông thường và có thể theo dõi thời gian và cách thức thanh toán hóa đơn. Cập nhật và lưu trữ dữ liệu khách hàng trong Access là đáng tin cậy hơn so với bảng tính hoặc tài liệu Word và hợp lý hóa việc quản lý thông tin đó.
Theo dõi dữ liệu tài chính
Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm đặc biệt để theo dõi tài chính, nhưng đối với một doanh nghiệp nhỏ không chỉ không cần thiết, nó có xu hướng tạo thêm công việc. Ngoài việc có thể tạo và theo dõi hóa đơn, tất cả các chi phí kinh doanh và giao dịch có thể được ghi lại thông qua cùng một chương trình. Đối với các công ty có Microsoft Office Suite đầy đủ, bao gồm cả Outlook và Access, lời nhắc thanh toán trong Outlook có thể được liên kết với cơ sở dữ liệu. Khi lời nhắc bật lên, người dùng có thể thực hiện các khoản thanh toán cần thiết, nhập dữ liệu trong Access, sau đó đóng lời nhắc.
Nó có thể là cần thiết để mua phần mềm phức tạp hơn khi doanh nghiệp phát triển và các doanh nghiệp đó có lợi thế nếu tất cả dữ liệu tài chính của họ được lưu trữ trong Access. Nhiều chương trình khác có thể chứa dữ liệu được xuất từ Access, giúp việc di chuyển thông tin khi thời gian đến dễ dàng hơn.
Quản lý tiếp thị và bán hàng
Một trong những cách sử dụng ít nhất nhưng mạnh mẽ nhất khi sử dụng Access là giám sát thông tin tiếp thị và bán hàng. Với thông tin khách hàng hiện có đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, thật dễ dàng để gửi email, tờ rơi, phiếu giảm giá và đăng thường xuyên tới những người có thể quan tâm đến bán hàng hoặc ưu đãi đặc biệt. Các doanh nghiệp nhỏ có thể theo dõi số lượng khách hàng hiện tại của họ đã phản hồi sau một chiến dịch tiếp thị.
Đối với khách hàng mới, toàn bộ chiến dịch có thể được tạo và theo dõi từ một vị trí duy nhất. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng hơn để xem những gì đã được hoàn thành và những gì còn lại sẽ được thực hiện hoặc những gì cần làm theo là cần thiết.
Theo dõi sản xuất và hàng tồn kho
Tương tự như theo dõi khách hàng, có thể theo dõi dữ liệu về khoảng không quảng cáo, tài nguyên và chứng khoán là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Truy cập giúp bạn dễ dàng nhập dữ liệu về các chuyến hàng đến kho và biết khi nào là lúc đặt hàng nhiều hơn một sản phẩm cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà sản xuất yêu cầu một số tài nguyên khác nhau để hoàn thành một sản phẩm, chẳng hạn như các bộ phận máy bay hoặc các thành phần dược phẩm hoạt động.
Ngay cả ngành công nghiệp dịch vụ cũng phải giữ hàng tồn kho và có tất cả thông tin đó ở một nơi giúp dễ dàng xem máy tính nào được chỉ định cho nhân viên nào hoặc xác định khi nào thiết bị văn phòng cần được nâng cấp. Cho dù theo dõi xe cộ, thiết bị di động, số sê-ri, thông tin đăng ký, nhật ký người dùng hoặc thời lượng cuộc sống phần cứng, doanh nghiệp nhỏ sẽ có thể theo dõi phần cứng của họ dễ dàng hơn.
Ngoài phần cứng, các doanh nghiệp cần có khả năng theo dõi phần mềm. Từ đăng ký và số lượng máy tính được phép sử dụng phần mềm cho thông tin phiên bản và người dùng, điều quan trọng là doanh nghiệp có thể lấy thông tin nhanh chóng và chính xác về cấu hình hiện tại của họ. Kết thúc gần đây của hỗ trợ cho Windows XP phục vụ như là một lời nhắc nhở rõ ràng về lý do tại sao điều quan trọng là phải biết những gì phần mềm và hệ điều hành là trên máy tính kinh doanh và các thiết bị.
Chạy báo cáo và phân tích
Có lẽ khía cạnh mạnh mẽ nhất của Access là khả năng của người dùng tạo báo cáo và biểu đồ từ tất cả dữ liệu. Việc có thể biên dịch mọi thứ được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu khác nhau là điều làm cho Microsoft Access trở thành một cường quốc cho các doanh nghiệp nhỏ. Người dùng có thể nhanh chóng tạo báo cáo so sánh chi phí tài nguyên so với giá hiện tại, tạo biểu đồ minh họa số tiền trong kho cho một chiến dịch tiếp thị sắp tới hoặc chạy phân tích xác định khách hàng nào đang đứng sau thanh toán. Với một chút kiến thức bổ sung về truy vấn, các doanh nghiệp nhỏ có thể kiểm soát cách họ xem dữ liệu.
Quan trọng hơn, Microsoft Access có thể được gắn vào các sản phẩm khác của Microsoft. Các doanh nghiệp nhỏ có thể xem xét báo cáo, tra cứu dữ liệu khách hàng và tạo hóa đơn trong Word. Việc hợp nhất thư có thể tạo các chữ cái thường xuyên trong khi người dùng đồng thời tạo một email trong Outlook. Dữ liệu có thể được xuất sang Excel để xem chi tiết hơn về chi tiết và từ đó được gửi tới PowerPoint cho bản trình bày. Tích hợp với tất cả các sản phẩm khác của Microsoft có lẽ là lý do tốt nhất để sử dụng Access để tập trung tất cả thông tin của doanh nghiệp.