Microsoft Access có ba thành phần chính: bảng, truy vấn và biểu mẫu
Bất kỳ công ty nào bị choáng ngợp bởi một lượng lớn dữ liệu cần được theo dõi hoặc bởi một hệ thống sử dụng tài liệu giấy, tài liệu văn bản hoặc bảng tính để theo dõi thông tin quan trọng có thể hưởng lợi từ việc chuyển sang hệ thống quản lý dữ liệu. Một hệ thống cơ sở dữ liệu như Microsoft Access 2010 có thể chỉ là những gì công ty cần.
Cơ sở dữ liệu là gì?
Ở mức cơ bản nhất, cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức. Một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) như Microsoft Access cung cấp cho bạn các công cụ phần mềm bạn cần để tổ chức dữ liệu đó một cách linh hoạt. Nó bao gồm các tiện ích để thêm, sửa đổi và xóa dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, đặt câu hỏi về dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và tạo báo cáo tóm tắt nội dung được chọn.
Thành phần Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 cung cấp cho người dùng một giải pháp DBMS đơn giản và linh hoạt. Người dùng thường xuyên các sản phẩm của Microsoft đánh giá cao giao diện quen thuộc của Windows và sự tích hợp chặt chẽ với các sản phẩm gia đình Microsoft Office khác.
Ba trong số các thành phần chính của Access mà hầu hết người dùng cơ sở dữ liệu gặp phải là bảng, truy vấn và biểu mẫu. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với Access và chưa có cơ sở dữ liệu Access, hãy đọc về Tạo cơ sở dữ liệu Access 2010 từ đầu.
Bàn là khối xây dựng
Bảng là các khối xây dựng cơ bản của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào. Nếu bạn đã quen thuộc với các bảng tính, bạn sẽ thấy các bảng cơ sở dữ liệu giống nhau. Một bảng cơ sở dữ liệu điển hình có thể chứa thông tin nhân viên, bao gồm các đặc điểm như tên, ngày sinh và tiêu đề. Nó có thể được cấu trúc như sau:
- Mã hiệu công nhân
- Họ
- Tên đầu tiên
- Chức vụ
- Lời chào
- Ngày sinh
Kiểm tra việc xây dựng một bảng và bạn sẽ thấy rằng mỗi cột của bảng tương ứng với một đặc tính của nhân viên cụ thể - hoặc thuộc tính trong các thuật ngữ cơ sở dữ liệu. Mỗi hàng tương ứng với một nhân viên cụ thể và chứa thông tin của họ. Thats tất cả để có nó. Nếu nó giúp, hãy nghĩ về mỗi bảng dưới dạng danh sách thông tin kiểu bảng tính.
Truy vấn lấy thông tin
Cơ sở dữ liệu chỉ lưu trữ thông tin sẽ vô ích; bạn cũng cần các phương thức để lấy thông tin. Nếu bạn chỉ muốn nhớ lại thông tin được lưu trữ trong một bảng, Microsoft Access cho phép bạn mở bảng và cuộn qua các bản ghi chứa trong nó. Tuy nhiên, sức mạnh thực sự của cơ sở dữ liệu nằm trong khả năng của nó để trả lời các truy vấn phức tạp. Truy vấn truy cập cung cấp khả năng kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng và đặt điều kiện cụ thể trên dữ liệu được truy xuất.
Hãy tưởng tượng rằng tổ chức của bạn yêu cầu một phương pháp đơn giản để tạo danh sách các sản phẩm hiện đang bán cao hơn giá trung bình của chúng. Nếu bạn chỉ cần truy xuất bảng thông tin sản phẩm, việc thực hiện nhiệm vụ này sẽ yêu cầu một lượng lớn phân loại thông qua dữ liệu và thực hiện các phép tính bằng tay. Tuy nhiên, sức mạnh của truy vấn cho phép bạn yêu cầu Access chỉ trả lại những bản ghi đáp ứng điều kiện giá trên trung bình. Ngoài ra, bạn có thể hướng dẫn cơ sở dữ liệu chỉ liệt kê tên và đơn giá của mặt hàng đó.
Để biết thêm thông tin về sức mạnh của truy vấn cơ sở dữ liệu trong Access, hãy đọc tạo truy vấn đơn giản trong Microsoft Access 2010.
Thông tin Chèn biểu mẫu
Cho đến nay, bạn đã đọc về các khái niệm đằng sau việc tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu và lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu. Bạn vẫn cần các cơ chế để đặt thông tin vào các bảng ngay từ đầu. Microsoft Access cung cấp hai cơ chế chính để đạt được mục tiêu này. Phương pháp đầu tiên là để đưa lên bảng trong một cửa sổ bằng cách nhấp đúp vào nó. Sau đó, thêm thông tin vào cuối bảng, giống như bạn sẽ thêm thông tin vào bảng tính.
Access cũng cung cấp giao diện biểu mẫu thân thiện với người dùng. Giao diện cho phép người dùng nhập thông tin dưới dạng đồ họa và chuyển thông tin đó vào trong cơ sở dữ liệu một cách minh bạch. Phương pháp này ít đáng sợ đối với toán tử nhập dữ liệu nhưng yêu cầu một ít công việc hơn trên một phần của người quản trị cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy đọc Tạo biểu mẫu trong Access 2010
Báo cáo truy cập Microsoft
Báo cáo cung cấp khả năng tạo tóm tắt được định dạng hấp dẫn của dữ liệu chứa trong một hoặc nhiều bảng và truy vấn. Thông qua việc sử dụng các thủ thuật và mẫu tắt, người dùng cơ sở dữ liệu có kiến thức có thể tạo báo cáo chỉ trong vài phút.
Giả sử bạn muốn tạo danh mục để chia sẻ thông tin sản phẩm với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Loại thông tin này có thể được truy lục từ cơ sở dữ liệu thông qua việc sử dụng các truy vấn một cách thận trọng. Tuy nhiên, thông tin được trình bày dưới dạng bảng - không chính xác là tài liệu tiếp thị hấp dẫn nhất. Báo cáo cho phép bao gồm đồ họa, định dạng hấp dẫn và phân trang. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo báo cáo trong Access 2010.