ID kỹ thuật số này có thể thêm đánh bóng và bảo mật cho tài liệu của bạn
Bạn có thể thêm một dòng chữ ký có thể kết hợp chữ ký số có thể nhìn thấy hoặc vô hình với tài liệu Microsoft Office . Những công cụ này giúp cộng tác với những người khác hợp lý hơn.
Ngoài sự tiện lợi đó, các chữ ký tài liệu có thể mang đến sự an tâm, giúp bạn thêm đánh bóng và bảo mật chuyên nghiệp cho các tài liệu Word , Excel và PowerPoint .
Tại sao sử dụng chữ ký trong tài liệu Microsoft Office?
Nhưng điều này thực sự quan trọng? Theo trang web trợ giúp của Microsoft, các chữ ký này cung cấp xác thực, đảm bảo rằng:
- Chữ ký số là hợp lệ.
- Chứng chỉ được liên kết với chữ ký số là hiện tại (chưa hết hạn).
- Người ký hoặc tổ chức, được gọi là nhà xuất bản, được tin cậy.
- Chứng chỉ liên quan đến chữ ký số được cấp cho nhà xuất bản ký bởi một cơ quan cấp chứng chỉ có uy tín (CA).
Bằng cách này, chữ ký số của một tài liệu giúp bảo toàn tính toàn vẹn của tài liệu của bạn, cả cho chính bạn và những tài liệu bạn chia sẻ. Vì vậy, trong khi bạn có thể không cần phải ký mọi tài liệu bạn tạo trong Microsoft Office, bạn có thể hưởng lợi từ việc thêm chữ ký vào một số tài liệu nhất định.
Dưới đây là cách thực hiện
- Nhấp vào nơi bạn muốn chữ ký rồi chọn Chèn > Dòng chữ ký (Nhóm văn bản) .
- Lời nhắc sẽ đưa bạn qua quá trình gán chữ ký số. Chữ ký số là lớp bảo mật. Trong cùng một công cụ trình đơn đã đề cập ở trên, bạn sẽ thấy tùy chọn Thêm dịch vụ chữ ký mà bạn có thể quyết định bạn quan tâm.
- Tiếp theo, bạn sẽ cần điền thông tin chi tiết, trong hộp thoại Thiết lập Chữ ký . Như bạn đã làm, bạn sẽ điền thông tin cho người sẽ ký tên, có thể hoặc không thể là chính bạn. Bạn sẽ tìm thấy các trường cho tên, tiêu đề và thông tin liên lạc của bên.
- Thông thường, bạn nên hiển thị ngày chữ ký gần dòng chữ ký . Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này bằng cách sử dụng hộp kiểm.
- Vì người ký có thể không phải là bạn, nên bạn cũng nên để lại hướng dẫn ký tên. Bạn cũng sẽ thấy một trường cho văn bản tùy chỉnh. Không chỉ vậy, nhưng bạn có thể cho phép người ký để lại bình luận cùng với chữ ký của họ. Đây có thể là một cách tuyệt vời để tránh không cần thiết trở lại và ra kể từ khi người ký chỉ đơn giản có thể quy định bất kỳ điều khoản đặc biệt chữ ký của họ là có điều kiện. Điều này được thực hiện bằng cách đánh dấu vào ô thích hợp.
Lời khuyên
- Lưu ý rằng bạn có thể thêm nhiều hơn một dòng chữ ký vào một tài liệu, và trên thực tế, nó là phổ biến để làm như vậy vì nhiều tập tin là một nỗ lực hợp tác. Chỉ cần lặp lại các bước trên cho mỗi dòng chữ ký bổ sung.
- Hãy nhớ rằng bạn có thể thêm chữ ký trực quan hoặc vô hình. Các bước trên mô tả cách bạn có thể kết hợp phiên bản hiển thị vào một trong các tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn thêm chữ ký vô hình để cung cấp cho người nhận một sự đảm bảo về nguồn gốc của tệp, hãy chọn nút Office - Chuẩn bị - Thêm chữ ký số .
- Cần ký một dòng tài liệu mà người khác đã cung cấp trong tài liệu Microsoft Office? Làm điều đó bằng cách nhấp đúp vào dòng chữ ký. Từ đó, bạn có thể chỉ định một vài tùy chọn, chẳng hạn như sử dụng tệp hình ảnh chữ ký của bạn nếu bạn đã lưu và có sẵn; cung cấp chữ ký viết tay hoặc viết tay bằng đầu ngón tay hoặc bút stylus; hoặc bao gồm một phiên bản in chữ ký của bạn, cho những người trong chúng ta có chữ ký không đọc được!
- Xóa chữ ký bằng cách chọn Nút Office - Chuẩn bị - Xem Chữ ký s. Từ đó, bạn có thể xác định xem bạn muốn xóa một, nhiều hoặc tất cả chữ ký.