Ưu điểm và nhược điểm của Trung tâm hội nghị WebEx
So sánh giá cả
WebEx, được sản xuất bởi Cisco Systems, là một trong những công cụ hội họp trực tuyến được sử dụng rộng rãi nhất trên toàn thế giới. Nó là một công cụ giàu tính năng cho phép người dùng gặp gỡ trên Internet trong khi chia sẻ màn hình và nói qua điện thoại hoặc qua VoIP . Đây là một chương trình mạnh mẽ hoạt động tốt trên Windows, Mac và thậm chí trên điện thoại thông minh và máy tính bảng, giúp người tham gia linh hoạt tham dự các cuộc họp từ thiết bị ưu tiên của họ.
WebEx trong nháy mắt
Tóm lại: WebEx là một trong những công cụ họp trực tuyến được sử dụng nhiều nhất, vì nó cung cấp cho người dùng đủ các tính năng để tạo một cuộc họp trực tuyến khiến người tham gia cảm thấy giống như họ đang ở trong phòng họp của công ty. Nó hoạt động tốt trên Windows và Mac và là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai muốn tham dự các cuộc họp khi đang di chuyển từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ.
Ưu điểm: WebEx có giao diện người dùng đơn giản, mặc dù nó hơi kém trực quan hơn so với GoToMeeting. Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ máy tính để bàn của mình cũng như tài liệu hoặc bất kỳ ứng dụng nào trên máy tính của họ. Việc thay đổi người thuyết trình nhanh chóng và dễ dàng, tạo bảng trắng và điều khiển bàn phím và chuột, tạo trải nghiệm cuộc họp liền mạch.
Nhược điểm: Trình duyệt mặc định được chọn bởi WebEx là Internet Explorer , vì vậy nếu bạn thích sử dụng Firefox hoặc Chrome, bạn sẽ phải thay đổi cài đặt trình duyệt trước khi nhấp vào liên kết được chia sẻ thông qua công cụ.
Giá: WebEx bắt đầu từ $ 49 một tháng cho các cuộc họp không giới hạn với tối đa 25 người tham gia. Điều này có thể so sánh với GoToMeeting, với cùng một mức giá cho phép tối đa 15 người tham dự mỗi cuộc họp. Người dùng cũng có tùy chọn trả tiền cho mỗi lần sử dụng.
Tạo và tham gia một cuộc họp
Tạo một cuộc họp với WebEx rất đơn giản, một khi quá trình thiết lập ban đầu đã được thực hiện và Trung tâm hội nghị đã được tải trên máy tính của máy chủ. WebEx là một công cụ cuộc họp trực tuyến dựa trên web, có nghĩa là không cần tải xuống và tất cả những gì cần thiết để làm việc là trình duyệt web như Firefox, Internet Explorer hoặc Chrome.
Máy chủ có thể mời người tham dự qua email, Tin nhắn tức thì hoặc thậm chí trong cuộc trò chuyện. Lời mời bao gồm một liên kết nhanh chóng đưa người tham gia trực tiếp đến cuộc họp, hướng dẫn họ kết nối thông qua đường dây điện thoại của họ hoặc qua VoIP. Số điện thoại miễn phí được cung cấp và có số điện thoại gọi đến cho một số quốc gia, vì vậy những người tham gia làm việc ở nước ngoài không phải trả phí cuộc gọi quốc tế để tham dự cuộc họp.
Chia sẻ bản trình bày và ứng dụng
Mặc dù chia sẻ màn hình là một tính năng cơ bản của hầu hết các công cụ họp trực tuyến, WebEx đi xa hơn ở chỗ nó cung cấp cho máy chủ bảng điều khiển cho phép họ trò chuyện hoặc kiểm soát cuộc họp một cách riêng tư, vì bất kỳ người tham gia nào khác cũng không thể xem bảng điều khiển này. Thoát khỏi chia sẻ màn hình thật dễ dàng và được thực hiện chỉ trong một cú nhấp chuột.
Người dùng không muốn chia sẻ màn hình của họ nhưng muốn xem qua bản trình bày cuộc họp trực tuyến có tùy chọn chia sẻ một ứng dụng như PowerPoint hoặc thậm chí chỉ có tệp trình bày duy nhất từ máy tính của họ. Các tập tin hoặc ứng dụng sau đó sẽ được hiển thị trên màn hình cuộc họp.
Các ứng dụng có thể được nhìn thấy và kiểm soát bởi người tham gia từ xa nếu điều này được cho phép bởi máy chủ. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên bảng tính Excel, bạn có thể cho phép người tham dự nhập dữ liệu của riêng họ trong cuộc họp. WebEx cũng có chức năng bảng trắng, cho phép người dùng vẽ hoặc viết trên bảng trắng như trong cuộc họp mặt đối mặt.
Chia sẻ video
WeEx có thể phát hiện nếu người tham gia cuộc họp có webcam , vì vậy nếu người tham dự quyết định ở trên máy ảnh, tất cả những gì họ phải làm là nhấp vào nút máy ảnh trên bảng điều khiển và hình ảnh của họ sẽ xuất hiện bất cứ khi nào họ nói. Điều này, cùng với tính năng cộng tác trực tiếp, thực sự giúp người tham gia cảm thấy rằng tất cả họ đều làm việc cùng nhau trong cùng một phòng.
WebEx là một trong số ít các công cụ hội họp trực tuyến cung cấp khả năng này, làm cho nó trở thành một công cụ cần thiết để xem xét nếu bạn tin rằng yếu tố mặt thời gian là quan trọng trong các cuộc họp trực tuyến.
Tiếp tục đến trang tiếp theo để tìm hiểu thêm về ghi chú và các công cụ Trung tâm hội nghị hữu ích khác của WeEex.
Ghi chú
WebEx có một tính năng tiện dụng cho phép người tổ chức cuộc họp chỉ định một người ghi chú chuyên dụng hoặc cho phép tất cả người tham gia ghi chú trực tiếp trong phần mềm, với ứng dụng ghi chú của nó. Khi cuộc họp kết thúc, các ghi chú có thể được lưu trên mỗi máy tính của người ghi chú, khiến nhiệm vụ theo dõi cuộc họp trực tuyến dễ dàng hơn nhiều.
Ghi chú cũng có thể được chia sẻ với những người tham gia trong cuộc họp, vì vậy thật dễ dàng để xem lại một điểm đã được thảo luận hoặc câu hỏi đã được hỏi khi cần.
Một loạt các công cụ hữu ích
Như tôi đã đề cập, WebEx là một công cụ giàu tính năng giúp các cuộc họp trực tuyến cảm thấy giống như các cuộc họp mặt đối mặt. Ví dụ: người tổ chức cuộc họp có thể tạo cuộc thăm dò ý kiến và quyết định xem người tham gia có thể chọn câu trả lời duy nhất, nhiều câu trả lời hoặc thậm chí là câu trả lời ngắn hay không. Câu trả lời thăm dò ý kiến sau đó có thể được lưu vào máy tính của máy chủ để phân tích trong tương lai. WebEx cũng có một cơ sở trò chuyện, nơi người tham gia có thể trò chuyện với nhau hoặc công khai hoặc riêng tư, tùy thuộc vào những hạn chế trò chuyện mà máy chủ lưu trữ đã đưa ra.
Máy chủ có toàn quyền kiểm soát cuộc họp và họ có thể quyết định xem người tham gia có thể lưu, in hoặc tạo chú thích trên tài liệu được chia sẻ hay không. Họ cũng có thể tắt tất cả những người tham gia khi nhập cảnh hoặc thậm chí tắt tiếng những người tham gia được chọn giữa cuộc họp. Ngoài ra, máy chủ có thể hạn chế cuộc họp bất kỳ lúc nào, điều này có thể giúp ngăn người dùng cố gắng tham gia cuộc họp trễ vì phá vỡ nó.
Nhìn chung, WebEx là một công cụ tuyệt vời cho những ai muốn cảm giác phòng họp trong các cuộc họp từ xa của họ. Công cụ này có đầy đủ các tính năng hữu ích, không chỉ cung cấp cho máy chủ toàn quyền kiểm soát các cuộc họp của họ mà còn giúp người tham gia cộng tác trong thời gian thực.
So sánh giá cả