Có rất nhiều ứng dụng email trên mạng và chúng không nhất thiết phải giống nhau. Nếu bạn muốn mở và đọc tin nhắn, bạn cần sử dụng định dạng tin nhắn mà ứng dụng của người nhận hỗ trợ. Microsoft Outlook có 3 định dạng tin nhắn khác nhau mà bạn cần cho các tình huống khác nhau.
3 định dạng thư trong Outlook và thời điểm sử dụng
Mỗi định dạng thư có các tùy chọn khác nhau, tùy chọn bạn chọn sẽ xác định xem bạn có thể thêm văn bản được định dạng hay không, chẳng hạn như phông chữ đậm, phông chữ màu và dấu đầu dòng và liệu bạn có thể thêm ảnh vào nội dung thư hay không. Điều cần thiết là lựa chọn người nhận sẽ có thể nhìn thấy - thật tuyệt vời khi có định dạng và hình ảnh, nhưng một số ứng dụng e-mail không hỗ trợ tin nhắn hoặc hình ảnh được định dạng.
Với Outlook , bạn có thể gửi tin nhắn theo ba định dạng khác nhau.
Văn bản thô
Văn bản thuần túy gửi email chỉ sử dụng các ký tự văn bản thuần túy. Tất cả các ứng dụng email đều hỗ trợ văn bản thuần túy. Định dạng này là tuyệt vời nếu bạn không phụ thuộc vào bất kỳ định dạng ưa thích nào, và nó đảm bảo khả năng tương thích tối đa. Mọi người có tài khoản email sẽ có thể đọc tin nhắn của bạn. Văn bản thuần túy không hỗ trợ phông chữ đậm, nghiêng, màu hoặc định dạng văn bản khác. Nó cũng không hỗ trợ hình ảnh được hiển thị trực tiếp trong nội dung thư, mặc dù bạn có thể bao gồm hình ảnh dưới dạng tệp đính kèm.Bạn nên lưu ý rằng Hubspot đã phát hiện rằng các tin nhắn Văn bản thuần có tỷ lệ nhấp và mở cao hơn so với thông báo HTML.
HTML
HTML cho phép bạn sử dụng định dạng HTML. Đây là định dạng tin nhắn mặc định trong Outlook. Nó cũng là định dạng tốt nhất để sử dụng khi bạn muốn tạo các thư giống với các tài liệu truyền thống, với nhiều phông chữ, màu sắc và danh sách dấu đầu dòng khác nhau. Bạn có thể làm cho văn bản nổi bật bằng chữ in nghiêng, ví dụ hoặc thay đổi phông chữ. Bạn thậm chí có thể bao gồm hình ảnh sẽ hiển thị nội tuyến và sử dụng các công cụ định dạng khác để làm cho thư của bạn đẹp hơn và dễ đọc hơn. Ngày nay, hầu hết mọi người có email đều có thể nhận được tin nhắn có định dạng HTML tốt (mặc dù một số người thích văn bản thuần túy vì lợi ích của sự tinh khiết). Theo mặc định, khi bạn chọn một trong các tùy chọn cho phép định dạng (HTML hoặc Văn bản đa dạng thức), thư được gửi ở định dạng HTML. Vì vậy, khi bạn sử dụng HTML, bạn biết rằng những gì bạn gửi là những gì người nhận sẽ thấy.
Định dạng văn bản đa dạng thức (RTF)
Rich Text là định dạng tin nhắn độc quyền của Outlook. RTF hỗ trợ định dạng văn bản, bao gồm dấu đầu dòng, căn chỉnh và các đối tượng liên kết. Outlook sẽ tự động chuyển đổi các tin nhắn được định dạng RTF thành HTML theo mặc định khi bạn gửi chúng đến một người nhận Internet để định dạng thư được duy trì và các tệp đính kèm được nhận. Outlook cũng tự động định dạng cuộc họp và yêu cầu công việc và thư có nút biểu quyết để các mục này có thể được gửi nguyên vẹn trên Internet cho người dùng Outlook khác, bất kể định dạng mặc định của thư. Nếu thông điệp bị ràng buộc Internet là một nhiệm vụ hoặc yêu cầu gặp mặt, bạn phải sử dụng RTF. Outlook sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng Lịch Internet, một định dạng phổ biến cho các mục lịch trên Internet, để các ứng dụng e-mail khác có thể hỗ trợ nó. Bạn có thể sử dụng RTF khi gửi thư trong một tổ chức sử dụng Microsoft Exchange; tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng định dạng HTML. Đây là định dạng của Microsoft chỉ hỗ trợ các ứng dụng e-mail sau: Microsoft Exchange Client phiên bản 4.0 và 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 và 2002
Cách đặt định dạng mặc định
Theo liên kết để tìm hiểu cách đặt định dạng mặc định trong Outlook.