Giới thiệu về các tính năng và nguyên tắc cơ bản
Bạn có bị choáng ngợp bởi số lượng lớn dữ liệu cần được theo dõi trong tổ chức của bạn không? Có lẽ bạn hiện đang sử dụng hệ thống nộp hồ sơ giấy, tài liệu văn bản hoặc bảng tính để theo dõi thông tin quan trọng của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý dữ liệu linh hoạt hơn, cơ sở dữ liệu có thể chỉ là sự cứu rỗi mà bạn đang tìm kiếm và Microsoft Access 2013 cung cấp một tùy chọn tuyệt vời.
Cơ sở dữ liệu là gì?
Ở mức cơ bản nhất, một cơ sở dữ liệu đơn giản là một tập hợp dữ liệu có tổ chức. Một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) như Microsoft Access, Oracle hoặc SQL Server cung cấp cho bạn các công cụ phần mềm bạn cần để tổ chức dữ liệu đó một cách linh hoạt. Nó bao gồm các tiện ích để thêm, sửa đổi hoặc xóa dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, đặt câu hỏi (hoặc truy vấn) về dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và tạo báo cáo tóm tắt nội dung được chọn.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 cung cấp cho người dùng một trong những giải pháp DBMS đơn giản và linh hoạt nhất trên thị trường hiện nay. Người dùng thường xuyên các sản phẩm của Microsoft sẽ tận hưởng giao diện quen thuộc của Windows cũng như tích hợp chặt chẽ với các sản phẩm gia đình Microsoft Office khác. Để biết thêm về giao diện Access 2010, hãy đọc Tham quan giao diện người dùng Access 2013 của chúng tôi.
Trước hết hãy xem xét ba thành phần chính của Access mà hầu hết người dùng cơ sở dữ liệu sẽ gặp phải - các bảng, truy vấn và biểu mẫu. Nếu bạn chưa có cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể muốn đọc về Tạo cơ sở dữ liệu Access 2013 từ đầu hoặc tạo cơ sở dữ liệu Access 2013 từ mẫu.
Microsoft Access Tables
Các bảng bao gồm các khối xây dựng cơ bản của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào. Nếu bạn quen thuộc với các bảng tính, bạn sẽ thấy các bảng cơ sở dữ liệu rất giống nhau.
Một bảng cơ sở dữ liệu chung có thể chứa thông tin nhân viên, bao gồm các đặc điểm như tên, ngày sinh và tiêu đề. Nó có thể được cấu trúc như sau:
- Mã hiệu công nhân
- Họ
- Tên đầu tiên
- Chức vụ
- Lời chào
- Ngày sinh
Kiểm tra việc xây dựng bảng và bạn sẽ thấy rằng mỗi cột của bảng tương ứng với một đặc tính của nhân viên cụ thể (hoặc thuộc tính trong các thuật ngữ cơ sở dữ liệu). Mỗi hàng tương ứng với một nhân viên cụ thể và chứa thông tin của họ. Thats tất cả để có nó! Nếu nó giúp, hãy nghĩ về từng bảng trong số các bảng này dưới dạng danh sách thông tin kiểu bảng tính. Để biết thêm thông tin, hãy đọc Thêm bảng vào cơ sở dữ liệu Access 2013
Truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu Access
Rõ ràng, một cơ sở dữ liệu chỉ lưu trữ thông tin sẽ vô dụng - chúng ta cũng cần các phương thức để lấy thông tin. Nếu bạn chỉ muốn nhớ lại thông tin được lưu trữ trong một bảng, Microsoft Access cho phép bạn mở bảng và cuộn qua các bản ghi chứa trong nó. Tuy nhiên, sức mạnh thực sự của một cơ sở dữ liệu nằm trong khả năng của nó để trả lời các yêu cầu phức tạp hơn hoặc các truy vấn. Truy vấn truy cập cung cấp khả năng kết hợp dữ liệu từ nhiều bảng và đặt điều kiện cụ thể trên dữ liệu được truy xuất.
Hãy tưởng tượng rằng tổ chức của bạn yêu cầu một phương pháp đơn giản để tạo danh sách các sản phẩm hiện đang bán cao hơn giá trung bình của chúng. Nếu bạn chỉ cần truy xuất bảng thông tin sản phẩm, việc thực hiện nhiệm vụ này sẽ yêu cầu một lượng lớn phân loại thông qua dữ liệu và thực hiện các phép tính bằng tay. Tuy nhiên, sức mạnh của truy vấn cho phép bạn chỉ cần yêu cầu Access chỉ trả lại những bản ghi đáp ứng điều kiện giá trung bình trên. Ngoài ra, bạn có thể hướng dẫn cơ sở dữ liệu chỉ liệt kê tên và đơn giá của mặt hàng đó.
Để biết thêm thông tin về sức mạnh của truy vấn cơ sở dữ liệu trong Access, hãy đọc tạo truy vấn đơn giản trong Microsoft Access 2013.
Chèn thông tin vào cơ sở dữ liệu Access
Cho đến nay, bạn đã học được các khái niệm đằng sau việc tổ chức thông tin trong một cơ sở dữ liệu và lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu. Chúng tôi vẫn cần cơ chế để đưa thông tin vào các bảng ngay từ đầu! Microsoft Access cung cấp hai cơ chế chính để đạt được mục tiêu này. Phương pháp đầu tiên là chỉ đơn giản là đưa lên bảng trong một cửa sổ bằng cách nhấp đúp vào nó và thêm thông tin vào dưới cùng của nó, giống như một sẽ thêm thông tin vào một bảng tính.
Access cũng cung cấp giao diện biểu mẫu thân thiện với người dùng cho phép người dùng nhập thông tin dưới dạng đồ họa và chuyển thông tin đó vào trong cơ sở dữ liệu một cách minh bạch. Phương pháp này ít đáng sợ đối với toán tử nhập dữ liệu nhưng yêu cầu một ít công việc hơn trên một phần của người quản trị cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy đọc Tạo biểu mẫu trong Access 2013
Báo cáo truy cập Microsoft
Báo cáo cung cấp khả năng nhanh chóng tạo ra tóm tắt được định dạng hấp dẫn của dữ liệu chứa trong một hoặc nhiều bảng và / hoặc truy vấn. Thông qua việc sử dụng các thủ thuật và mẫu lối tắt, người dùng cơ sở dữ liệu có thể tạo báo cáo theo nghĩa đen chỉ trong vài phút.
Giả sử bạn muốn tạo một danh mục để chia sẻ thông tin sản phẩm với các khách hàng hiện tại và tương lai. Trong các phần trước, chúng tôi đã tìm hiểu rằng loại thông tin này có thể được truy lục từ cơ sở dữ liệu của chúng tôi thông qua việc sử dụng các truy vấn một cách thận trọng. Tuy nhiên, nhớ lại rằng thông tin này đã được trình bày dưới dạng bảng - không chính xác là tài liệu tiếp thị hấp dẫn nhất! Báo cáo cho phép bao gồm đồ họa, định dạng và phân trang hấp dẫn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo báo cáo trong Access 2013.