Văn hóa, Công nghệ và Quy trình sẽ định hình công việc hợp tác của chúng tôi
Cộng tác trực tuyến đang cho phép mọi người trên toàn cầu kết nối và tham gia vào công việc có ý nghĩa. Dưới đây là các quy trình hợp tác điển hình và mẹo nhanh, chủ yếu từ góc nhìn xã hội và công nghệ, để giải đáp lý do mọi người cần sự cộng tác và lý do có thể giúp hoặc ngăn cản chúng tôi tương tác với mọi người và sử dụng công nghệ hỗ trợ các dự án cộng tác của chúng tôi.
1. Làm cho mọi người kết nối
Các lý do khác nhau để thiết lập kết nối với mọi người có thể yêu cầu bạn phải lùi bước và tự hỏi bản thân, và có thể cả nhóm của bạn, chính xác bạn cần gì. Bạn có cần các chuyên gia về vấn đề hay chỉ đơn giản là đưa các quan điểm khác nhau vào dự án hợp tác của bạn? Dưới đây là một số cách điển hình để thiết lập kết nối mọi người.
- Tạo một cộng đồng trực tuyến. Cộng đồng trực tuyến được thiết kế cho các tương tác nhóm dài hạn và tuyển dụng liên tục. Là một cộng đồng trực tuyến phù hợp với bạn?
- Bắt đầu cuộc trò chuyện. Chia sẻ ý tưởng đôi khi liên quan đến việc bắt đầu cuộc trò chuyện để tìm những người quan tâm đến công việc của bạn. Nhưng việc tìm hiểu người đầu tiên có thể là một bước quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ yêu cầu tiếp cận với nhiều người.
- Xác định các chuyên gia về vấn đề. Làm thế nào để bạn xác định chuyên gia? Một chuyên gia về chủ đề cộng tác của bạn có thể được tìm thấy trong các tổ chức cụ thể trong ngành hoặc chỉ đơn giản là hỏi những người bạn đã biết có thể được liên kết với một chuyên gia.
2. Chọn công cụ cộng tác
Làm thế nào để bạn chọn công nghệ phù hợp cho dự án hợp tác của bạn? Cũng giống như bạn sẽ không chọn một chiếc thuyền buồm mà bạn không thể đi thuyền, điều quan trọng là dựa trên lựa chọn của bạn về sở thích của người dùng, dễ sử dụng và các yếu tố khác như kích thước nhóm và ngân sách. Và đừng quên các chi tiết tốt về chia sẻ thông tin trên nhiều nền tảng thiết bị để giúp bạn tiết kiệm thời gian trong thời gian dài.
- Kết hợp nhu cầu cộng tác với các lựa chọn công cụ. Cộng tác là sự lựa chọn trong số những người thúc đẩy một ý tưởng, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu quy trình nhóm. Cộng tác trực tuyến không phù hợp với tất cả mọi người.
- Quyết định công cụ cộng tác dựa trên kích thước nhóm. Các nhóm cộng tác cần một công cụ phổ biến để thu thập và lưu trữ thông tin. Thật thú vị, các công cụ cộng tác có thể đã sẵn sàng để bạn sử dụng. Dưới đây là một số ưu và khuyết điểm của các nhóm nhỏ và lớn để xem những gì có thể tự nhiên làm việc tốt nhất.
3. Quản lý các dự án trong các tổ chức
Quản lý các yêu cầu dự án, chi phí và tính năng động của một nhóm dự án phụ thuộc vào sự hợp tác để giữ cho dự án của bạn hoạt động suôn sẻ. Một nền tảng truyền thông tích hợp sẽ mang lại lợi ích cho nhóm của bạn trong suốt vòng đời của dự án để xử lý các yêu cầu về lịch trình, tài nguyên và phạm vi / phân phôi ba hạn chế. Dưới đây là một số mẹo nhanh để quản lý dự án nhằm giúp các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới mục tiêu dự án hợp tác của bạn.
- Là một nhà lãnh đạo, không chỉ là một người quản lý. Một số người nói chìa khóa để quản lý dự án thành công là lãnh đạo. Nhưng tôi muốn thêm, thành công của dự án có thể bắt đầu với việc trở thành người quản lý tốt hơn.
- Tiến hành các cuộc họp trực tuyến. Các cuộc họp trực tuyến có hiệu quả đối với mọi người ngay cả ở địa điểm của bạn hoặc trên toàn quốc bởi vì họ tận dụng thời gian tốt nhất. Bạn có thể ngồi tại bàn làm việc hoặc tại văn phòng của bạn, điều này sẽ hạn chế sự gián đoạn của việc đi đến một địa điểm nhóm. Do sự khác biệt về múi giờ và lịch làm việc, hãy nhớ chọn thời gian thuận lợi cho phần lớn nhóm.
- Thời gian theo dõi và ngân sách. Giữ đúng tiến độ và ngân sách là nền tảng để thành công trong dự án. Các ứng dụng dự án mở rộng nền tảng giao tiếp của bạn sẽ giúp cộng tác viên theo dõi thời gian trong ngày để quản lý tốt hơn mốc quan trọng của họ và các bài tập liên tục.
4. Duy trì thư viện tài liệu
Các nhóm dự án cần các công cụ để xây dựng, duy trì và truy cập thư viện tài liệu, trong nhiều trường hợp, qua các ranh giới địa lý và múi giờ. Một số yêu cầu tài liệu của nhóm cộng tác bắt đầu với việc lập kế hoạch dự án và thậm chí có thể mở rộng ra các nguồn bên ngoài cho kho lưu trữ tài liệu.
- Tài liệu nhóm cộng tác. Rất nhiều công nghệ phần mềm cho tài liệu nhóm nhà ở đang phát triển vì những lý do tốt. Phần mềm nhóm được thiết kế cho nhóm cộng tác có các tính năng để nắm bắt và lưu trữ thông tin, bao gồm video, ghi chú cuộc họp, tài liệu nghiên cứu và dự án. Đây là định nghĩa cơ bản về phần mềm nhóm để giúp bạn bắt đầu.
- Thực hành quản lý tài liệu. Các loại công cụ cộng tác được thiết kế cho phong cách nhóm cá nhân và cộng tác. Ưu điểm của việc sử dụng bộ công nghệ cung cấp cho bạn các tùy chọn để làm việc hiệu quả, bao gồm kiểm soát phiên bản tài liệu, không gian làm việc và cổng thông tin thành viên và các công cụ nhắn tin.
- Đang nắm bắt thông tin thời gian thực. Tiến hành nghiên cứu cho nhóm cộng tác của bạn có thể là một công việc thú vị và cũng là một nhiệm vụ khó khăn. Dưới đây là một số tài nguyên giúp thu thập thông tin theo thời gian thực.
5. Tập trung vào các kết quả đạt được
Cộng tác có tất cả các hình dạng và kích thước. Hợp tác có ý nghĩa có thể là những gì nhóm của bạn đang tìm kiếm. Nhưng làm thế nào để bạn tiếp tục tập trung và vẫn cam kết với mục tiêu hợp tác?
- Xây dựng văn hóa làm việc theo nhóm. Nuôi dưỡng các mối quan hệ hợp tác có ý nghĩa có thể đòi hỏi phải có sự cam kết của nhóm và xây dựng một khuôn khổ văn hóa giúp tiếp tục công việc cộng tác.
- Luôn tập trung vào bức tranh lớn. Học hỏi từ những người khác có một hồ sơ theo dõi trong việc hoàn thành công việc có thể cung cấp một sự giàu có của thông tin như đôi khi chúng tôi đi qua thử và sai.
- Tạo ra giá trị trong nghiên cứu và kinh nghiệm. Nghiên cứu kỷ luật thường bị bỏ qua như một phương tiện để tìm hiểu về việc đóng góp cho công việc cộng tác. Tìm hiểu về lĩnh vực của bạn và cộng tác trong một môi trường giáo dục có thể là một nơi tuyệt vời để bắt đầu hoặc hồi sinh nghề nghiệp của bạn để có được trải nghiệm hợp tác có giá trị.