Google cho phép hầu hết người dùng lưu trữ tối đa 15GB dữ liệu cho mỗi tài khoản. Điều này có vẻ hào phóng, nhưng tất cả các tin nhắn cũ — cộng với tài liệu được lưu trữ trên Google Drive — có thể sử dụng hết dung lượng đó một cách nhanh chóng. Dưới đây là cách tìm hiểu số lượng dung lượng lưu trữ Google được phân bổ mà bạn đã sử dụng và số tiền bạn vẫn có sẵn.
Nhỏ nhưng Nhiều: Email trong Tài khoản Gmail của bạn
Email có dấu chân dữ liệu nhỏ, nhưng đối với hầu hết các tài khoản, chúng rất nhiều.
Thêm vào đó, nhiều người có tập tin đính kèm mà nhai không gian một cách nhanh chóng Email cũng có xu hướng tích lũy qua nhiều năm, vì vậy tất cả những bit nhỏ thêm lên.
Điều này đúng với bất kỳ dịch vụ email nào, nhưng điều này đặc biệt đúng đối với Gmail . Google giúp lưu trữ dễ dàng hơn xóa email; nhãn và các chức năng tìm kiếm phát triển tốt giúp việc tổ chức và tìm kiếm dễ dàng. Những email mà bạn có thể nghĩ rằng bạn đã xóa cũng có thể được lưu trữ thay thế và sử dụng hết dung lượng.
Google Drive
Mọi thứ trong Google Drive của bạn được tính vào phân bổ 15 GB của bạn. Điều đó xảy ra với các bản tải xuống, tài liệu, bảng tính và tất cả các mục khác bạn lưu trữ ở đó.
Google Photos
Một ngoại lệ đối với giới hạn lưu trữ là ảnh có độ phân giải cao. Ảnh bạn tải lên mà không nén không được tính vào giới hạn — điều này thật may mắn vì ảnh sẽ sử dụng dung lượng của bạn rất nhanh. Điều này làm cho Google Photos trở thành một lựa chọn có lợi cho việc sao lưu tất cả những kỷ niệm đó trên máy tính của bạn.
Kiểm tra việc sử dụng bộ nhớ Gmail của bạn
Để tìm hiểu dung lượng lưu trữ Gmail Gmail của bạn (và các tệp đính kèm của họ) chiếm bao nhiêu và bạn còn bao nhiêu dung lượng lưu trữ:
- Truy cập trang lưu trữ trên Google Drive.
- Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình, bạn sẽ thấy biểu đồ hình tròn hiển thị cho bạn bao nhiêu dung lượng bạn đã sử dụng (màu lam) và dung lượng trống (màu xám).
Bạn cũng có thể có ý tưởng nhanh về số lượng không gian còn lại trực tiếp từ tài khoản Gmail của bạn:
- Cuộn xuống cuối bất kỳ trang nào trên Gmail.
- Tìm mức sử dụng bộ nhớ trực tuyến hiện tại ở bên trái, về phía dưới cùng.
Điều gì sẽ xảy ra nếu giới hạn dung lượng Gmail được tiếp cận?
Ngay sau khi tài khoản của bạn đạt đến kích thước quan trọng, Gmail sẽ hiển thị cảnh báo trong hộp thư đến của bạn.
Sau ba tháng vượt quá hạn ngạch, tài khoản Gmail của bạn sẽ hiển thị thông báo này:
"Bạn không thể gửi hoặc nhận email vì bạn đã hết dung lượng lưu trữ."
Bạn vẫn có thể truy cập tất cả thư trong tài khoản của mình nhưng bạn sẽ không thể nhận hoặc gửi email mới từ tài khoản. Bạn sẽ phải giảm bớt tài khoản Google Drive xuống dưới mức dung lượng lưu trữ một lần nữa trước khi chức năng Gmail sẽ tiếp tục như bình thường.
Lưu ý: Bạn có thể không nhận được thông báo lỗi khi truy cập tài khoản qua IMAP và bạn vẫn có thể gửi tin nhắn qua SMTP (từ chương trình email). Đó là bởi vì việc sử dụng email theo cách này sẽ lưu trữ các thư cục bộ (trên máy tính của bạn), chứ không phải độc quyền trên các máy chủ của Google.
Những người gửi email đến địa chỉ Gmail của bạn trong khi tài khoản vượt quá hạn ngạch nhận được thông báo lỗi cho biết nội dung như sau:
"Tài khoản email bạn đang cố gắng tiếp cận đã vượt quá hạn ngạch."
Dịch vụ email của người gửi thường sẽ tiếp tục cố gắng gửi lại thư mỗi vài giờ trong một khoảng thời gian xác định trước dành riêng cho nhà cung cấp dịch vụ email. Nếu bạn giảm dung lượng lưu trữ mà bạn đang tiêu thụ sao cho nó lại nằm trong giới hạn dung lượng của Google trong thời gian đó thì thông báo cuối cùng sẽ được gửi. Tuy nhiên, nếu không, máy chủ thư sẽ từ bỏ và trả lại email. Người gửi sẽ nhận được thông báo này:
"Không thể gửi thư vì tài khoản bạn đang cố gắng tiếp cận đã vượt quá hạn ngạch bộ nhớ của nó."
Nếu không gian lưu trữ của bạn đang hết
Nếu bạn có nguy cơ sắp hết dung lượng trong tài khoản Gmail của mình — tức là bạn chỉ còn một vài megabyte dung lượng lưu trữ — bạn có thể thực hiện một trong hai điều sau: có thêm dung lượng hoặc giảm lượng dữ liệu trong tài khoản của bạn.
Nếu bạn chọn tăng dung lượng bộ nhớ, bạn có thể mua thêm tối đa 30TB từ Google để chia sẻ giữa Gmail và Google Drive.
Thay vào đó, nếu bạn quyết định giải phóng một số không gian, hãy thử các chiến lược sau:
- Dọn sạch Spam và Thùng rác trong Gmail .
- Dọn sạch Thùng rác của Google Drive:
- Mở Google Drive.
- Nhấp vào Thùng rác trong thanh ở bên trái, về phía dưới cùng.
- Nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh Thùng rác gần đầu cửa sổ.
- Chọn Dọn sạch thùng rác từ trình đơn xuất hiện.
- Xóa các thư lớn và không cần thiết trong Gmail hoặc lưu trữ chúng vào tài khoản email khác hoặc cục bộ vào máy tính.
- Toán tử tìm kiếm "has: attachment" sẽ hiển thị tất cả các email có tệp được đính kèm trong Gmail. Từ đó, bạn có thể xóa những người bạn không muốn nữa.
- Bạn có thể sử dụng một dịch vụ như Tìm thư lớn để khám phá các email lớn nhất trong tài khoản Gmail của mình để bạn có thể xóa chúng.
- Một tùy chọn khác là thiết lập Gmail làm tài khoản IMAP trong một chương trình email khác cho phép bạn tìm kiếm theo kích thước thư (chẳng hạn như MacOS Mail hoặc Mozilla Thunderbird ). Sau đó, bạn có thể di chuyển các email lớn nhất đến một tệp lưu trữ, trên tài khoản email khác đó hoặc trong các thư mục cục bộ của chương trình thư đó.
- Hãy nhớ: Việc xóa thư thật sự từ tài khoản Gmail của bạn là một quy trình gồm hai bước. Nhấn Delete trên một loạt tin nhắn sẽ đặt chúng vào thư mục Thùng rác của bạn; chắc chắn rằng bạn đã dọn sạch nó sau đó.