Chuyển đổi email Outlook của bạn thành văn bản thuần tuý để lưu trữ dễ dàng

Lưu email Microsoft Outlook dưới dạng tệp cho mục đích sao lưu

Nếu bạn muốn lưu email Microsoft Outlook của bạn vào một tệp , bạn có thể sử dụng Outlook để chuyển đổi thư thành văn bản thuần túy (với đuôi tệp .TXT) và lưu trữ tệp trên máy tính, ổ flash hoặc bất kỳ nơi nào khác.

Khi email của bạn nằm trong một tài liệu văn bản thuần túy, bạn có thể mở nó bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản / trình xem nào, chẳng hạn như Notepad trong Windows, Notepad ++, Microsoft Word, v.v. Thật dễ dàng sao chép văn bản ra khỏi thư, chia sẻ với người khác hoặc chỉ lưu trữ tệp dưới dạng bản sao lưu.

Khi bạn lưu một email vào một tệp với Outlook, bạn có thể dễ dàng lưu chỉ một email hoặc thậm chí lưu bội vào một tệp văn bản. Tất cả các tin nhắn sẽ được kết hợp thành một tài liệu đơn giản.

Lưu ý: Bạn cũng có thể chuyển đổi thư Outlook của mình thành văn bản thuần để email chỉ gửi dưới dạng văn bản, không có đồ họa, nhưng nó sẽ không lưu email vào tệp trên máy tính của bạn. Xem Cách Gửi Tin nhắn Văn bản thuần trong Outlook nếu bạn cần trợ giúp.

Làm thế nào để lưu email Outlook vào một tệp

1. Mở thư trong ngăn xem trước bằng cách nhấp hoặc nhấn vào nó một lần.
   1. Để lưu nhiều thư vào một tệp văn bản, hãy đánh dấu tất cả thư bằng cách giữ phím Ctrl .
2. Những gì bạn làm tiếp theo phụ thuộc vào phiên bản MS Office mà bạn đang sử dụng:
   1. Outlook 2016: Tệp> Lưu dưới dạng
   2. Outlook 2013: Tệp> Lưu dưới dạng
   3. Outlook 2007: Chọn Lưu dưới dạng từ nút Office
   4. Outlook 2003: Tệp> Lưu thành ...
3. Đảm bảo Chỉ văn bản hoặc Chỉ văn bản (* .txt) được chọn làm tùy chọn Lưu dưới dạng:.
   1. Lưu ý: Nếu bạn chỉ lưu một thư, bạn cũng có thể có các tùy chọn khác, như lưu email vào tệp MSG , OFT, HTML / HTM hoặc MHT , nhưng không có định dạng nào trong số đó là văn bản thuần túy.
4. Nhập tên cho tệp và chọn nơi nào đó đáng nhớ để lưu.
5. Nhấp hoặc nhấn Lưu để lưu (các) email vào một tệp.
   1. Lưu ý: Nếu bạn đã lưu nhiều email vào một tệp, các email riêng biệt sẽ không dễ dàng bị cắt. Thay vào đó, bạn phải xem kỹ phần đầu và phần thân của mỗi thông báo để biết thời điểm bắt đầu và đầu kia kết thúc.

Các cách khác để lưu email Outlook vào một tệp

Nếu bạn thấy mình cần phải lưu tin nhắn thường xuyên, có những lựa chọn thay thế có thể phù hợp hơn cho bạn.

Ví dụ, CodeTwo Outlook Export có thể chuyển đổi email Outlook sang định dạng CSV . Bạn có thể "in" email Outlook sang tệp PDF nếu bạn cần lưu thư vào định dạng PDF . Email2DB có thể phân tích cú pháp thư và lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu.

Nếu bạn cần email Outlook trong định dạng Word để làm việc với MS Word, như DOC hoặc DOCX , chỉ cần lưu thư vào định dạng tệp MHT như đã đề cập ở Bước 3 ở trên, sau đó nhập tệp MHT đó vào Microsoft Word để bạn có thể lưu nó vào định dạng MS Word.

Lưu ý: Việc mở tệp MHT bằng MS Word yêu cầu bạn chuyển trình đơn thả xuống "Tất cả tài liệu Word" thành "Tất cả tệp" để bạn có thể duyệt và mở tệp bằng phần mở rộng tệp .MHT.

Để lưu một tin nhắn Outlook vào một loại tập tin khác nhau có thể được với một công cụ chuyển đổi tập tin miễn phí .