01/08
Quản lý dữ liệu trong Excel
Đôi khi, chúng tôi cần theo dõi thông tin. Nó có thể là một danh sách cá nhân của các số điện thoại, một danh sách liên lạc cho các thành viên của một tổ chức hoặc một nhóm, hoặc một bộ sưu tập tiền xu, thẻ hoặc sách.
Bất kể dữ liệu nào bạn có, một bảng tính , như Excel, là một nơi tuyệt vời để lưu trữ nó. Excel đã xây dựng các công cụ để giúp bạn theo dõi dữ liệu và tìm thông tin cụ thể khi bạn muốn. Đồng thời, với hàng trăm cột và hàng nghìn hàng, bảng tính Excel có thể chứa một lượng lớn dữ liệu .
Excel cũng đơn giản hơn để sử dụng hơn là một chương trình cơ sở dữ liệu chính thức như Microsoft Access. Dữ liệu có thể được nhập dễ dàng vào bảng tính và chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể sắp xếp dữ liệu của mình và tìm thấy những gì bạn muốn.
02/08
Tạo bảng và danh sách
Định dạng cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong Excel là một bảng. Trong bảng, dữ liệu được nhập vào hàng. Mỗi hàng được gọi là một bản ghi .
Khi bảng đã được tạo, các công cụ dữ liệu của Excel có thể được sử dụng để tìm kiếm, sắp xếp và lọc các bản ghi để tìm thông tin cụ thể.
Mặc dù có một số cách bạn có thể sử dụng các công cụ dữ liệu này trong Excel, cách dễ nhất để làm như vậy là tạo một danh sách từ dữ liệu trong bảng.
03/08
Nhập dữ liệu chính xác
Bước đầu tiên trong việc tạo bảng là nhập dữ liệu. Khi làm như vậy, điều quan trọng là đảm bảo rằng nó được nhập chính xác.
Lỗi dữ liệu, do nhập dữ liệu không chính xác, là nguồn của nhiều vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu. Nếu dữ liệu được nhập chính xác ngay từ đầu, chương trình có nhiều khả năng cung cấp cho bạn kết quả bạn muốn.
04/08
Hàng là bản ghi
Như đã đề cập, các hàng dữ liệu được gọi là bản ghi. Khi nhập hồ sơ, hãy lưu ý các nguyên tắc sau:
- Không để lại các hàng trống trong bảng được tạo, ngay cả giữa các tiêu đề và hàng dữ liệu đầu tiên.
- Bản ghi có thể chứa dữ liệu về chỉ một mục cụ thể.
- Bản ghi cũng phải chứa TẤT CẢ dữ liệu trong danh sách về mục đó. Không thể có thông tin về một mục trong nhiều hàng.
- Để tạo một danh sách, một bảng dữ liệu cần chứa ít nhất hai bản ghi dữ liệu.
05/08
Cột là trường
Trong khi các hàng trong bảng được gọi là bản ghi, thì các cột được gọi là các trường . Mỗi cột cần một tiêu đề để xác định dữ liệu chứa. Các tiêu đề này được gọi là tên trường.
- Tên trường được sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu cho mỗi bản ghi được nhập vào cùng một trình tự.
- Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong một cột được nhập bằng cùng một định dạng. Nếu bạn bắt đầu nhập số dưới dạng chữ số (chẳng hạn như 10 hoặc 20), hãy giữ nguyên số đó. Không thay đổi một phần thông qua và bắt đầu nhập số như từ (chẳng hạn như mười hoặc hai mươi). Hãy nhất quán.
- Không để lại các cột trống trong bảng.
- Để tạo danh sách, bảng cần có ít nhất hai cột.
06/08
Tạo danh sách
Khi dữ liệu đã được nhập vào bảng, nó có thể được chuyển đổi thành một danh sách . Làm như vậy:
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng.
- Chọn Danh sách> Tạo danh sách từ trình đơn để mở hộp thoại Tạo danh sách .
- Hộp thoại hiển thị phạm vi ô được bao gồm trong danh sách. Nếu bảng được tạo đúng cách, Excel thường sẽ chọn phạm vi chính xác.
- Nếu lựa chọn phạm vi là chính xác, hãy nhấp vào OK .
07/08
Nếu phạm vi danh sách không chính xác
Nếu, một số cơ hội, phạm vi được hiển thị trong hộp thoại Tạo danh sách không chính xác, bạn sẽ cần phải chọn lại phạm vi ô để sử dụng trong danh sách.
Làm như vậy:
- Nhấp vào nút quay lại trong hộp thoại Tạo Danh sách để quay lại trang tính.
- Hộp thoại Tạo danh sách co lại thành một hộp nhỏ và phạm vi hiện tại của các ô có thể được nhìn thấy trên trang tính được bao quanh bởi các con kiến diễu hành.
- Kéo chọn bằng chuột để chọn phạm vi ô chính xác.
- Nhấp vào nút quay lại trong hộp thoại Tạo Danh sách nhỏ để trở về kích thước bình thường.
- Nhấn OK để hoàn thành danh sách.
08/08
Danh sách
Sau khi được tạo,
- danh sách sẽ có một đường viền tối xung quanh nó.
- Sẽ có mũi tên chỉ xuống bên cạnh mỗi tên trường mở menu thả xuống khi được nhấp vào.
- Các trình đơn thả xuống chứa các tùy chọn để sắp xếp danh sách theo bất kỳ tên trường nào và để tìm kiếm danh sách các bản ghi khớp với các tiêu chí nhất định.
- Một hàng trống chứa dấu hoa thị được thêm vào cuối danh sách. Dữ liệu bổ sung có thể được thêm vào danh sách bằng hàng mới này.