Tiết kiệm sớm, tiết kiệm thường xuyên!
Bạn đã đặt rất nhiều công việc vào bảng tính Excel của mình; đừng để nó trượt đi vì bạn quên lưu nó! Sử dụng các mẹo này để giữ cho công việc của bạn an toàn và được lưu trong lần tiếp theo bạn cần tệp đó.
Excel Lưu phím tắt
Ngoài việc lưu các tệp sổ làm việc bằng tùy chọn Lưu nằm trong menu Tệp hoặc biểu tượng Lưu trên thanh công cụ Truy nhập Nhanh, Excel có tùy chọn lưu bằng các phím tắt trên bàn phím.
Tổ hợp phím cho lối tắt này là:
Ctrl + S
- Nếu tệp đã được lưu trước đó, con trỏ chuột sẽ thay đổi thành biểu tượng kính giờ trong khi quá trình lưu diễn ra.
- Nếu sổ làm việc đang được lưu lần đầu tiên, hộp thoại Lưu với tên sẽ mở ra.
Lần đầu tiên Lưu
Khi một tệp được lưu lần đầu tiên, hai phần thông tin phải được chỉ định trong hộp thoại Lưu dưới dạng:
- Tên của tệp (tối đa 255 ký tự bao gồm cả dấu cách).
- Vị trí (thư mục) nơi tệp sẽ được lưu trữ.
Lưu thường xuyên
Vì việc sử dụng các phím tắt Ctrl + S là một cách dễ dàng để lưu dữ liệu, bạn nên lưu thường xuyên - ít nhất mỗi năm phút - để tránh mất dữ liệu trong trường hợp máy tính bị lỗi.
Ghim Lưu vị trí
Kể từ Excel 2013, bạn có thể ghim các vị trí đã lưu thường xuyên được sử dụng trong Lưu dưới dạng .
Làm như vậy giữ vị trí dễ dàng truy cập ở đầu danh sách Thư mục gần đây. Không có giới hạn về số lượng vị trí có thể được ghim.
Để ghim vị trí lưu:
- Nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng.
- Trong cửa sổ Save As, đặt con trỏ chuột vào vị trí mong muốn trong thư mục Recent.
- Ở phía xa bên phải của màn hình, hình ảnh ngang nhỏ của ghim đẩy xuất hiện cho vị trí đó.
- Nhấp vào ghim cho vị trí đó. Hình ảnh thay đổi thành hình ảnh dọc của ghim đẩy cho biết vị trí hiện được ghim vào đầu danh sách Thư mục gần đây.
- Để bỏ ghim một vị trí, hãy nhấp lại vào hình ảnh ghim đẩy dọc để thay đổi lại thành ghim ngang.
Lưu tệp Excel ở định dạng PDF
Một trong những tính năng được giới thiệu lần đầu tiên trong Excel 2010 là khả năng chuyển đổi hoặc lưu tệp bảng tính Excel ở định dạng PDF.
Tệp PDF (Định dạng Tài liệu Di động) cho phép người khác xem tài liệu mà không cần chương trình gốc - như Excel - được cài đặt trên máy tính của họ.
Thay vào đó, người dùng có thể mở tệp bằng chương trình trình đọc PDF miễn phí như Adobe Acrobat Reader.
Tệp PDF cũng cho phép bạn cho phép người khác xem dữ liệu bảng tính mà không cho họ cơ hội thay đổi nó.
Lưu bảng tính đang hoạt động ở định dạng PDF
Khi lưu tệp ở định dạng PDF, theo mặc định chỉ trang tính hiện tại hoặc đang hoạt động - đó là trang tính trên màn hình - được lưu.
Các bước để lưu trang tính Excel ở định dạng PDF bằng cách sử dụng tùy chọn Lưu dưới dạng tệp của Excel là:
- Nhấp vào tab Tệp của ruy-băng để xem các tùy chọn trình đơn có sẵn.
- Bấm vào tùy chọn Save As để mở hộp thoại Save As.
- Chọn một vị trí để lưu tệp dưới dòng Lưu vào ở đầu hộp thoại.
- Nhập tên cho tệp dưới dòng Tên tệp ở cuối hộp thoại.
- Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối dòng Lưu dưới dạng ở cuối hộp thoại để mở menu thả xuống.
- Cuộn qua danh sách để tìm và nhấp vào tùy chọn PDF (* .pdf) để làm cho nó xuất hiện trong dòng Lưu dưới dạng của hộp thoại.
- Nhấp vào Lưu để lưu tệp ở định dạng PDF và đóng hộp thoại.
Lưu nhiều trang hoặc toàn bộ sổ làm việc ở định dạng PDF
Như đã đề cập, tùy chọn Lưu dưới dạng mặc định chỉ lưu trang tính hiện tại ở định dạng PDF.
Có hai cách để thay đổi lưu nhiều trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc theo định dạng PDF:
- Để lưu nhiều trang trong sổ làm việc, hãy đánh dấu các tab trang tính đó trước khi lưu tệp. Chỉ những trang tính này sẽ được lưu trong tệp PDF.
- Để lưu toàn bộ sổ làm việc:
- Đánh dấu tất cả các tab trang tính;
- Mở Tùy chọn trong hộp thoại Lưu với tên.
Lưu ý : Nút Tùy chọn chỉ hiển thị sau khi loại tệp được đổi thành PDF (* .pdf) trong hộp thoại Lưu với tên. Nó cung cấp cho bạn một số lựa chọn liên quan đến thông tin và dữ liệu được lưu ở định dạng PDF.
- Nhấp vào tùy chọn PDF (* .pdf) để làm cho nút Tùy chọn xuất hiện trong dòng Lưu dưới dạng của hộp thoại;
- Bấm vào nút để mở hộp thoại Tùy chọn ;
- Chọn Toàn bộ sổ làm việc trong phần Xuất bản gì;
- Bấm OK để trở về hộp thoại Lưu với tên.