Theo dõi danh bạ, bộ sưu tập và dữ liệu khác bằng cơ sở dữ liệu Excel
Đôi khi, chúng ta cần phải theo dõi thông tin và một nơi tốt cho điều này là trong một tệp cơ sở dữ liệu Excel. Cho dù đó là danh sách cá nhân của số điện thoại, danh sách liên lạc cho các thành viên của tổ chức hoặc nhóm hoặc tập hợp tiền xu, thẻ hoặc sách, tệp cơ sở dữ liệu Excel giúp bạn dễ dàng nhập, lưu trữ và tìm thông tin cụ thể.
Microsoft Excel đã xây dựng các công cụ để giúp bạn theo dõi dữ liệu và tìm thông tin cụ thể khi bạn muốn. Đồng thời, với hàng trăm cột và hàng nghìn hàng , bảng tính Excel có thể chứa một lượng lớn dữ liệu .
Nhập dữ liệu
Định dạng cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Excel là một bảng.
Khi bảng đã được tạo, các công cụ dữ liệu của Excel có thể được sử dụng để tìm kiếm, sắp xếp và lọc các bản ghi trong cơ sở dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
Để làm theo hướng dẫn này, hãy nhập dữ liệu như được hiển thị trong hình trên.
Nhập nhanh ID sinh viên:
- Nhập hai ID đầu tiên - ST348-245 và ST348-246 vào các ô A5 và A6 tương ứng.
- Đánh dấu hai ID để chọn chúng.
- Click vào handle fill và kéo nó xuống ô A13 .
- Phần còn lại của ID Sinh viên sẽ được nhập vào các ô A6 đến A13 chính xác.
Nhập dữ liệu chính xác
Khi nhập dữ liệu, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác. Ngoài hàng 2 giữa tiêu đề bảng tính và tiêu đề cột, không để lại bất kỳ hàng trống nào khác khi nhập dữ liệu của bạn. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn không để lại bất kỳ ô trống nào.
Lỗi dữ liệu , do nhập dữ liệu không chính xác, là nguồn của nhiều vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu. Nếu dữ liệu được nhập chính xác ngay từ đầu, chương trình có nhiều khả năng cung cấp cho bạn kết quả bạn muốn.
Hàng là Bản ghi
Mỗi hàng dữ liệu riêng lẻ, trong một cơ sở dữ liệu được gọi là bản ghi . Khi nhập hồ sơ, hãy lưu ý các nguyên tắc sau:
- Không để lại các hàng trống trong bảng đang được tạo. Điều này bao gồm KHÔNG để lại một hàng trống giữa các tiêu đề cột và hàng dữ liệu đầu tiên.
- Bản ghi có thể chứa dữ liệu về chỉ một mục cụ thể.
- Bản ghi cũng phải chứa TẤT CẢ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về mục đó. Không thể có thông tin về một mục trong nhiều hàng.
Cột là Trường
Trong khi các hàng trong cơ sở dữ liệu Excel được gọi là bản ghi, thì các cột được gọi là các trường . Mỗi cột cần một tiêu đề để xác định dữ liệu chứa. Các tiêu đề này được gọi là tên trường.
- Tên trường được sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu cho mỗi bản ghi được nhập vào cùng một trình tự.
- Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong một cột được nhập bằng cùng một định dạng. Nếu bạn bắt đầu nhập số dưới dạng chữ số (chẳng hạn như 10 hoặc 20), hãy giữ nguyên số đó. Không thay đổi một phần thông qua và bắt đầu nhập số như từ (chẳng hạn như mười hoặc hai mươi). Hãy nhất quán.
- Không để trống các cột trong bảng.
Tạo bảng
Khi dữ liệu đã được nhập, nó có thể được chuyển đổi thành một bảng . Làm như vậy:
- Đánh dấu các ô từ A3 đến E13 trong trang tính.
- Nhấp vào tab Trang chủ .
- Nhấp vào tùy chọn Định dạng dưới dạng Bảng trên ruy-băng để mở menu thả xuống.
- Chọn tùy chọn Bảng Kiểu Trung bình 9 màu xanh để mở hộp thoại Định dạng dưới dạng Bảng .
- Trong khi hộp thoại được mở, các ô A3 đến E13 trên bảng tính cần được bao quanh bởi các con kiến diễu hành.
- Nếu các con kiến diễu hành bao quanh phạm vi ô chính xác, hãy bấm Ok trong hộp thoại Định dạng dưới dạng Bảng .
- Nếu các con kiến diễu hành không bao quanh phạm vi ô chính xác, hãy đánh dấu phạm vi chính xác trong trang tính và sau đó bấm Ok trong hộp thoại Định dạng dưới dạng Bảng .
- Bảng nên có các mũi tên thả xuống được thêm vào bên cạnh mỗi tên trường và các hàng của bảng phải được định dạng bằng ánh sáng xen kẽ và màu xanh đậm.
Sử dụng Công cụ cơ sở dữ liệu
Khi bạn đã tạo cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng các công cụ nằm dưới mũi tên thả xuống bên cạnh mỗi tên trường để sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của bạn.
Sắp xếp dữ liệu
- Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trường họ.
- Nhấp vào tùy chọn Sắp xếp A đến Z để sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái.
- Sau khi được sắp xếp, Graham J. sẽ là kỷ lục đầu tiên trong bảng và Wilson. R nên là người cuối cùng.
Lọc dữ liệu
- Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trường Chương trình .
- Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Chọn tất cả để xóa tất cả các hộp kiểm.
- Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Doanh nghiệp để thêm dấu kiểm vào hộp.
- Nhấp vào OK .
- Chỉ có hai học sinh - G. Thompson và F. Smith nên được nhìn thấy vì họ là hai người duy nhất ghi danh vào chương trình kinh doanh.
- Để hiển thị tất cả các bản ghi, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trường Chương trình .
- Nhấp vào tùy chọn Xóa bộ lọc từ "Chương trình" .
Mở rộng cơ sở dữ liệu
Để thêm các bản ghi bổ sung vào cơ sở dữ liệu của bạn:
- Đặt con trỏ chuột lên chấm nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của bảng.
- Con trỏ chuột sẽ thay đổi thành mũi tên hai đầu.
- Khi điều này xảy ra, hãy nhấp và giữ nút chuột phải và kéo con trỏ xuống để thêm hàng trống vào cuối cơ sở dữ liệu.
- Thêm dữ liệu sau vào hàng mới này:
Ô - Dữ liệu
A14 - ST348-255
B14 - Christopher
C14 - A.
D14 - 22
E14 - Khoa học
Hoàn thành định dạng cơ sở dữ liệu
- Đánh dấu các ô từ A1 đến E1 trong trang tính.
- Nhấp vào tab Trang chủ .
- Nhấp vào tùy chọn Hợp nhất và Trung tâm của ruy-băng để căn giữa tiêu đề.
- Nhấp vào Fill Color (trông giống như một lon sơn) trên ribbon để mở danh sách thả xuống màu tô.
- Chọn Blue, Accent 1 từ danh sách để thay đổi màu nền trong ô A1 - E1 thành màu xanh đậm.
- Nhấp vào biểu tượng Màu phông chữ trên thanh công cụ Định dạng (nó là một chữ cái lớn "A") để mở danh sách thả xuống màu phông chữ.
- Chọn White từ danh sách để thay đổi màu của văn bản trong ô A1 - E1 thành trắng.
- Đánh dấu các ô A2 - E2 trong trang tính.
- Nhấp vào Fill Color trên ribbon để mở danh sách thả xuống tô màu.
- Chọn Blue, Accent 1, Lighter 80 từ danh sách để thay đổi màu nền trong ô A2 - E2 thành màu xanh dương nhạt.
- Đánh dấu các ô A4 - E14 trong trang tính.
- Nhấp vào tùy chọn Trung tâm trên ruy-băng để căn giữa văn bản trong các ô từ A14 đến E14.
- Tại thời điểm này, nếu bạn đã làm theo tất cả các bước của hướng dẫn này một cách chính xác, bảng tính của bạn sẽ giống như bảng tính được mô tả trong Bước 1 của hướng dẫn này.
Các hàm cơ sở dữ liệu
Cú pháp : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Trong đó hàm D là một trong các chức năng sau:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Loại : Cơ sở dữ liệu
Các hàm cơ sở dữ liệu đặc biệt hữu ích khi Google Trang tính được sử dụng để duy trì dữ liệu có cấu trúc, như cơ sở dữ liệu. Mỗi hàm cơ sở dữ liệu, hàm Dfunction , tính toán hàm tương ứng trên một tập hợp con của một phạm vi ô được coi là một bảng cơ sở dữ liệu. Các hàm cơ sở dữ liệu lấy ba đối số:
- Database_arr là một phạm vi, mảng được nhúng hoặc mảng được tạo bởi một biểu thức mảng được cấu trúc sao cho mỗi hàng sau hàng 1 là bản ghi cơ sở dữ liệu và mỗi cột là một trường cơ sở dữ liệu. Hàng 1 chứa các nhãn cho mỗi trường.
- Field_str | num chỉ ra cột (trường) nào chứa các giá trị được tính trung bình. Điều này có thể được biểu thị dưới dạng tên trường (chuỗi văn bản) hoặc số cột, trong đó cột ngoài cùng bên trái sẽ được biểu diễn bằng 1.
- Criteria_arr là một phạm vi, mảng được nhúng hoặc mảng được tạo bởi một biểu thức mảng được cấu trúc sao cho hàng đầu tiên chứa (các) tên trường mà tiêu chí (tiêu chí) sẽ được áp dụng, và các hàng tiếp theo chứa (các) thử nghiệm có điều kiện .
Hàng đầu tiên trong Tiêu chí chỉ định tên trường. Mỗi hàng khác trong Tiêu chí thể hiện một bộ lọc, là một tập hợp các hạn chế trên các trường tương ứng. Hạn chế được mô tả bằng cách sử dụng ký hiệu Query-by-Example và có thể bao gồm giá trị để khớp hoặc toán tử so sánh được theo sau bởi giá trị so sánh. Ví dụ về các hạn chế là: "Sô-cô-la", "42", "> = 42", "<> 42". Một ô trống có nghĩa là không có giới hạn trên trường tương ứng.
Một bộ lọc phù hợp với một hàng cơ sở dữ liệu nếu tất cả các hạn chế lọc (các hạn chế trong hàng của bộ lọc) được đáp ứng. Một hàng cơ sở dữ liệu (bản ghi) thỏa mãn các tiêu chí nếu và chỉ khi có ít nhất một bộ lọc phù hợp với nó. Tên trường có thể xuất hiện nhiều lần trong phạm vi Tiêu chí để cho phép nhiều hạn chế áp dụng đồng thời (ví dụ: nhiệt độ> = 65 và nhiệt độ <= 82).
DGET là hàm cơ sở dữ liệu duy nhất không tổng hợp các giá trị. DGET trả về giá trị của trường được chỉ định trong đối số thứ hai (tương tự như VLOOKUP) chỉ khi chính xác một bản ghi khớp với Tiêu chí; nếu không, nó sẽ trả về lỗi cho biết không có kết quả phù hợp hoặc nhiều kết quả phù hợp