Tùy chọn xác thực dữ liệu của Excel bao gồm việc tạo danh sách thả xuống giới hạn dữ liệu có thể được nhập vào một ô cụ thể vào danh sách các mục nhập được đặt trước.
Khi một danh sách thả xuống được thêm vào một ô, một mũi tên sẽ được hiển thị bên cạnh nó. Nhấp vào mũi tên sẽ mở danh sách và cho phép bạn chọn một trong các mục danh sách để nhập vào ô.
Dữ liệu được sử dụng trong danh sách có thể được định vị:
- trên cùng một trang tính với danh sách
- trên một trang tính khác trong cùng một sổ làm việc
- trong một sổ làm việc khác
Hướng dẫn: Sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong một sổ làm việc khác
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tạo một danh sách thả xuống bằng cách sử dụng một danh sách các mục nằm trong một sổ làm việc khác.
Ưu điểm của việc sử dụng danh sách các mục nằm trong một sổ làm việc khác bao gồm tập trung dữ liệu danh sách nếu nó được nhiều người dùng sử dụng và bảo vệ dữ liệu khỏi sự thay đổi ngẫu nhiên hoặc có chủ ý.
Lưu ý: Khi dữ liệu danh sách được lưu trữ trong một sổ làm việc riêng biệt, cả sổ làm việc phải được mở để danh sách hoạt động.
Làm theo các bước trong các chủ đề hướng dẫn bên dưới sẽ hướng dẫn bạn cách tạo, sử dụng và thay đổi danh sách thả xuống tương tự như danh sách được thấy trong hình trên.
Tuy nhiên, các hướng dẫn này không bao gồm các bước định dạng cho các bảng tính.
Điều này sẽ không can thiệp vào việc hoàn thành hướng dẫn. Bảng tính của bạn sẽ trông khác với ví dụ trên trang 1, nhưng danh sách thả xuống sẽ cho bạn kết quả tương tự.
Chủ đề hướng dẫn
- Mở tệp và lưu dữ liệu hướng dẫn
- Tạo hai tên được đặt tên
- Mở hộp thoại xác thực dữ liệu
- Nhập nguồn dữ liệu và hoàn thành danh sách thả xuống
- Thay đổi các mục danh sách
- Tùy chọn để bảo vệ danh sách thả xuống
01 trên 06
Nhập dữ liệu hướng dẫn
Mở hai sổ làm việc Excel
Như đã đề cập, trong hướng dẫn này, dữ liệu cho danh sách thả xuống sẽ được đặt trong một sổ làm việc khác từ danh sách thả xuống.
Đối với hướng dẫn này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở hai sổ làm việc Excel trống
- Lưu một sổ làm việc với tên data-source.xlsx - sổ làm việc này sẽ chứa dữ liệu cho danh sách thả xuống
- Lưu sổ làm việc thứ hai với tên drop-down-list.xlsx - sổ làm việc này sẽ chứa danh sách thả xuống
- Để cả hai sổ làm việc mở sau khi lưu.
Nhập dữ liệu hướng dẫn
- Nhập dữ liệu bên dưới vào các ô từ A1 đến A4 của sổ làm việc data-source.xlsx như trong hình trên.
- A1 - Bánh gừng A2 - Chanh A3 - Bột yến mạch Raisin A4 - Chocolate Chip
- Lưu sổ làm việc và nó để nó mở
- Nhập dữ liệu bên dưới vào ô B1 của sổ làm việc thả xuống list.xlsx .
- B1 - Loại cookie:
- Lưu sổ làm việc và nó để nó mở
- Danh sách thả xuống sẽ được thêm vào ô C1 của sổ làm việc này
02/06
Tạo hai tên được đặt tên
Tạo hai tên được đặt tên
Phạm vi được đặt tên cho phép bạn tham chiếu đến một phạm vi ô cụ thể trong sổ làm việc Excel.
Phạm vi được đặt tên có nhiều công dụng trong Excel bao gồm sử dụng chúng trong công thức và khi tạo biểu đồ.
Trong mọi trường hợp, một dải ô được đặt tên được sử dụng thay cho một phạm vi tham chiếu ô cho biết vị trí của dữ liệu trong một trang tính.
Khi được sử dụng trong danh sách thả xuống nằm trong sổ làm việc khác, phải sử dụng hai dải ô được đặt tên.
- Một được tạo cho các mục danh sách trong sổ làm việc nơi dữ liệu được đặt
- Một giây được tạo trong sổ làm việc, nơi danh sách thả xuống được đặt. Phạm vi được đặt tên thứ hai này liên kết đến phạm vi được đặt tên trong sổ làm việc đầu tiên
Các bước hướng dẫn
Phạm vi được đặt tên đầu tiên
- Chọn các ô A1 - A4 của sổ làm việc data-source.xlsx để đánh dấu chúng
- Nhấp vào Hộp Tên nằm phía trên cột A
- Nhập "Cookie" (không có dấu ngoặc kép) vào Hộp Tên
- Nhấn phím ENTER trên bàn phím
- Các ô A1 đến A4 của sổ làm việc data-source.xlsx bây giờ có tên dãy của Cookie
- Lưu sổ làm việc
Phạm vi được đặt tên thứ hai
Phạm vi được đặt tên thứ hai này không sử dụng tham chiếu ô từ sổ làm việc thả xuống list.xlsx .
Thay vào đó, nó sẽ, như đã đề cập, liên kết đến tên phạm vi Cookies trong sổ làm việc data-source.xlsx .
Điều này là cần thiết vì Excel sẽ không chấp nhận tham chiếu ô từ một sổ làm việc khác cho một phạm vi được đặt tên. Nó sẽ, tuy nhiên, ngoại trừ một tên phạm vi khác.
Tạo dãy tên thứ hai, do đó, không được thực hiện bằng cách sử dụng Hộp Tên nhưng bằng cách sử dụng tùy chọn Trình quản lý Tên nằm trên tab Công thức của ruy-băng.
- Nhấp vào ô C1 trong sổ làm việc danh sách thả xuống.xlsx
- Nhấn vào Formulas> Name Manager trên ribbon để mở hộp thoại Name Manager
- Bấm vào nút Mới để mở hộp thoại Tên Mới
- Trong loại dòng Tên: Dữ liệu
- Trong dòng Refers to line: = 'data-source.xlsx'!
- Nhấp vào OK để hoàn thành phạm vi được đặt tên và quay lại hộp thoại Trình quản lý tên
- Nhấp vào Đóng để đóng hộp thoại Trình quản lý tên
- Lưu sổ làm việc
03/06
Mở hộp thoại xác thực dữ liệu
Mở hộp thoại xác thực dữ liệu
Tất cả các tùy chọn xác thực dữ liệu trong Excel, bao gồm danh sách thả xuống, được đặt bằng hộp thoại xác thực dữ liệu.
Ngoài việc thêm danh sách thả xuống vào trang tính, việc xác thực dữ liệu trong Excel cũng có thể được sử dụng để kiểm soát hoặc giới hạn loại dữ liệu có thể được nhập vào các ô cụ thể trong trang tính.
Các bước hướng dẫn
- Bấm vào ô C1 của sổ làm việc thả xuống danh sách.xlsx để biến nó thành ô hiện hoạt - đây là nơi danh sách thả xuống sẽ được định vị
- Nhấp vào tab Dữ liệu của trình đơn ribbon phía trên trang tính
- Nhấp vào biểu tượng Xác thực Dữ liệu trên ruy-băng để mở menu thả xuống
- Nhấp vào tùy chọn Xác thực Dữ liệu trong trình đơn để mở hộp thoại Xác thực Dữ liệu
- Để hộp thoại mở cho bước tiếp theo trong hướng dẫn
04/06
Sử dụng danh sách để xác thực dữ liệu
Chọn danh sách để xác thực dữ liệu
Như đã đề cập, có một số tùy chọn để xác thực dữ liệu trong Excel ngoài danh sách thả xuống.
Trong bước này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Danh sách làm loại xác thực dữ liệu được sử dụng cho ô D1 của trang tính.
Các bước hướng dẫn
- Nhấp vào tab Cài đặt trong hộp thoại
- Nhấp vào mũi tên xuống ở cuối dòng Cho phép để mở trình đơn thả xuống
- Nhấp vào Danh sách để chọn danh sách thả xuống để xác thực dữ liệu trong ô C1 và để kích hoạt dòng Nguồn trong hộp thoại
Nhập nguồn dữ liệu và hoàn thành danh sách thả xuống
Vì nguồn dữ liệu cho danh sách thả xuống nằm trên một sổ làm việc khác, phạm vi được đặt tên thứ hai được tạo trước đó sẽ được nhập vào dòng Nguồn trong hộp thoại.
Các bước hướng dẫn
- Nhấp vào dòng Nguồn
- Nhập "= Dữ liệu" (không có dấu ngoặc kép) trong dòng Nguồn
- Nhấn OK để hoàn thành danh sách thả xuống và đóng hộp thoại Data Validation
- Biểu tượng mũi tên xuống nhỏ nằm ở bên phải ô C1
- Nhấp vào mũi tên xuống sẽ mở danh sách thả xuống chứa bốn tên cookie được nhập vào các ô từ A1 đến A4 của sổ làm việc data-source.xlsx
- Nhấp vào một trong các tên sẽ nhập tên đó vào ô C1
05/06
Thay đổi danh sách thả xuống
Thay đổi các mục danh sách
Để giữ cho danh sách thả xuống được cập nhật với những thay đổi trong dữ liệu của chúng tôi, có thể cần phải định kỳ thay đổi các lựa chọn trong danh sách.
Vì chúng tôi đã sử dụng phạm vi được đặt tên làm nguồn cho mục danh sách của chúng tôi chứ không phải tên danh sách thực tế, việc thay đổi tên cookie trong phạm vi được đặt tên nằm trong ô A1 đến A4 của sổ làm việc data-source.xlsx ngay lập tức thay đổi tên trong trình đơn thả xuống danh sách.
Nếu dữ liệu được nhập trực tiếp vào hộp thoại, thực hiện các thay đổi đối với danh sách liên quan đến việc quay lại hộp thoại và chỉnh sửa dòng nguồn.
Trong bước này, chúng ta sẽ thay đổi Lemon thành Shortbread trong danh sách thả xuống bằng cách thay đổi dữ liệu trong ô A2 của dải ô được đặt tên trong sổ làm việc data-source.xlsx .
Các bước hướng dẫn
- Nhấp vào ô A2 trong sổ làm việc data-source.xlsx (Lemon) để biến nó thành ô hiện hoạt
- Nhập Shortbread vào ô A2 và nhấn phím Enter trên bàn phím
- Nhấp vào mũi tên xuống cho danh sách thả xuống trong ô C1 của sổ làm việc thả xuống danh sách.xlsx để mở danh sách
- Mục 2 trong danh sách bây giờ sẽ đọc Shortbread thay vì Lemon
06 trên 06
Tùy chọn để bảo vệ danh sách thả xuống
Tùy chọn để bảo vệ danh sách thả xuống
Vì dữ liệu của chúng tôi nằm trên một trang tính khác với các tùy chọn danh sách thả xuống có sẵn để bảo vệ dữ liệu danh sách, bao gồm:
- Bảo vệ bảng tính liên quan đến việc khóa các ô từ A1 đến A4 trên trang tính 2
- Yêu cầu mật khẩu để sửa đổi sổ làm việc
- Có sổ làm việc mở dưới dạng chỉ đọc