01/08
Sử dụng biểu mẫu để nhập dữ liệu trong Excel
Sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu được tích hợp của Excel là một cách nhanh chóng và dễ dàng để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Excel.
Sử dụng biểu mẫu cho phép bạn:
- bắt đầu một bảng cơ sở dữ liệu mới hoặc thêm các bản ghi mới vào một bảng hiện có
- cuộn từng bản ghi dữ liệu
- tìm kiếm các bản ghi chứa thông tin cụ thể
- chỉnh sửa hoặc xóa hồ sơ cá nhân nếu cần thiết
Xem hướng dẫn liên quan: Biểu mẫu nhập dữ liệu Excel 2010/2007 .
02/08
Thêm tên trường cơ sở dữ liệu
Như đã đề cập trước đây, tất cả những gì chúng ta cần làm để sử dụng biểu mẫu nhập dữ liệu trong Excel là cung cấp các tiêu đề cột hoặc tên trường được sử dụng trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi.
Cách dễ nhất để thêm các tên trường vào biểu mẫu là nhập chúng vào các ô trong trang tính của bạn. Bạn có thể bao gồm tối đa 32 tên trường trong biểu mẫu.
Nhập các tiêu đề sau vào các ô từ A1 đến E1:
Thẻ học sinh
Họ
Ban đầu
Tuổi tác
Chương trình
03/08
Mở biểu mẫu nhập dữ liệu
Lưu ý: Để được trợ giúp với ví dụ này, hãy xem hình ảnh ở trên.
- Bấm vào ô A2 để biến nó thành ô hiện hoạt .
- Nhấp vào Dữ liệu> Biểu mẫu trong menu.
- Mở biểu mẫu đầu tiên sẽ đưa ra một hộp thư từ Excel có chứa một số tùy chọn liên quan đến việc thêm tiêu đề vào biểu mẫu.
- Vì chúng ta đã gõ vào các tên trường mà chúng ta muốn dùng làm tiêu đề, tất cả những gì chúng ta phải làm là nhấn OK trong hộp thông điệp.
- Biểu mẫu chứa tất cả các tên trường sẽ xuất hiện trên màn hình.
04/08
Thêm bản ghi dữ liệu với biểu mẫu
Lưu ý: Để được trợ giúp với ví dụ này, hãy xem hình ảnh ở trên.
Khi các tiêu đề dữ liệu đã được thêm vào biểu mẫu, thêm các bản ghi vào cơ sở dữ liệu đơn giản là việc nhập dữ liệu theo đúng thứ tự vào các trường biểu mẫu.
Bản ghi mẫu
Thêm các bản ghi sau vào cơ sở dữ liệu bằng cách nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu bên cạnh các tiêu đề chính xác. Nhấp vào nút Mới sau khi nhập bản ghi đầu tiên để xóa các trường cho bản ghi thứ hai.
StudentID : SA267-567
Họ : Jones
Ban đầu : B.
Tuổi : 21
Chương trình : Ngôn ngữ
StudentID : SA267-211
Họ : Williams
Ban đầu : J.
Tuổi : 19
Chương trình : Khoa học
Mẹo: Khi nhập dữ liệu rất giống với số ID sinh viên (chỉ các số sau dấu gạch ngang khác nhau), hãy sử dụng sao chép và dán để tăng tốc và đơn giản hóa nhập dữ liệu.
05/08
Thêm bản ghi dữ liệu với biểu mẫu (Con't)
Lưu ý: Để được trợ giúp với ví dụ này, hãy xem hình ảnh ở trên.
Để thêm các bản ghi còn lại vào cơ sở dữ liệu hướng dẫn, hãy sử dụng biểu mẫu để nhập phần còn lại của dữ liệu được tìm thấy trong hình trên vào các ô A4 đến E11.
06/08
Sử dụng công cụ dữ liệu của biểu mẫu
Lưu ý: Để được trợ giúp với ví dụ này, hãy xem hình ảnh ở trên.
Một vấn đề lớn với cơ sở dữ liệu là duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu khi tập tin tăng kích thước. Điều này đòi hỏi:
- sửa lỗi dữ liệu hoặc cập nhật các bản ghi riêng lẻ
- xóa các bản ghi lỗi thời hoặc trùng lặp
Biểu mẫu nhập dữ liệu chứa một số công cụ ở phía bên tay phải giúp dễ dàng tìm và sửa hoặc xóa các bản ghi từ cơ sở dữ liệu.
Những công cụ này là:
- Các nút Tìm trước và Tìm tiếp theo - các nút này cho phép bạn cuộn tiến và quay lại qua một bản ghi cơ sở dữ liệu tại một thời điểm.
- Nút Xóa - điều này được sử dụng để xóa các bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu.
- Nút Khôi phục - Nút này có thể được sử dụng để hoàn tác các thay đổi đối với bản ghi đang được chỉnh sửa. Thỉnh thoảng, chúng tôi thực hiện các thay đổi sai đối với bản ghi hoặc thậm chí chỉnh sửa toàn bộ bản ghi sai. Nếu vậy, nút khôi phục có thể được sử dụng để hoàn tác những thay đổi đó.
- Lưu ý: nút khôi phục chỉ hoạt động miễn là bản ghi có trong biểu mẫu. Ngay sau khi bạn truy cập một bản ghi khác hoặc đóng biểu mẫu, nút khôi phục sẽ không hoạt động.
- Nút Tiêu chí cho phép bạn tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho các bản ghi dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như tên, tuổi hoặc chương trình. Một ví dụ về việc sử dụng nút Tiêu chí được bao gồm trong bước tiếp theo của hướng dẫn.
07/08
Tìm kiếm hồ sơ bằng cách sử dụng một tên trường
Nút Tiêu chí cho phép bạn tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho các bản ghi bằng cách sử dụng một hoặc nhiều tên trường - chẳng hạn như tên, tuổi hoặc chương trình.
Lưu ý: Để được trợ giúp với ví dụ này, hãy xem hình ảnh ở trên.
- Nhấp vào nút Tiêu chí trong biểu mẫu.
- Nhấp vào nút Tiêu chí sẽ xóa tất cả các trường biểu mẫu nhưng không xóa bất kỳ dữ liệu nào khỏi cơ sở dữ liệu.
- Nhấp vào trường Program và gõ Arts vì chúng ta muốn tìm kiếm tất cả các học sinh ghi danh vào chương trình Arts tại trường.
- Nhấp vào nút Tìm tiếp theo . Hồ sơ cho H. Thompson sẽ xuất hiện dưới hình thức khi cô được ghi danh vào chương trình Nghệ thuật.
- Nhấp vào nút Tìm tiếp theo lần thứ hai và thứ ba và các hồ sơ cho J. Graham và W. Henderson sẽ xuất hiện lần lượt sau khi người khác tham gia chương trình Nghệ thuật.
Bước tiếp theo của hướng dẫn bao gồm một ví dụ về tìm kiếm các bản ghi khớp với nhiều tiêu chí.
08/08
Tìm kiếm bản ghi sử dụng nhiều tên trường
Nút Tiêu chí cho phép bạn tìm kiếm cơ sở dữ liệu cho các bản ghi bằng cách sử dụng một hoặc nhiều tên trường - chẳng hạn như tên, tuổi hoặc chương trình.
Lưu ý: Để được trợ giúp với ví dụ này, hãy xem hình ảnh ở trên.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tìm kiếm tất cả các học sinh 18 tuổi và ghi danh vào chương trình Nghệ Thuật tại trường. Chỉ những bản ghi khớp với cả hai tiêu chí mới được hiển thị trong biểu mẫu.
- Nhấp vào nút Tiêu chí trong biểu mẫu.
- Nhấp vào trường tuổi và nhập 18 .
- Nhấp vào trường Program và gõ Arts .
- Nhấp vào nút Tìm tiếp theo . Hồ sơ cho H. Thompson sẽ xuất hiện dưới hình thức kể từ khi cô ấy cả 18 tuổi và ghi danh vào chương trình Nghệ thuật.
- Nhấp vào nút Tìm tiếp theo lần thứ hai và hồ sơ cho J. Graham sẽ xuất hiện kể từ khi anh ấy cả hai đều 18 tuổi và ghi danh vào chương trình Nghệ thuật.
- Nhấp vào nút Tìm tiếp theo lần thứ ba và bản ghi cho J. Graham sẽ vẫn hiển thị vì không có bản ghi nào khác khớp với cả hai tiêu chí.
Hồ sơ cho W. Henderson không nên được hiển thị trong ví dụ này bởi vì, mặc dù ông được ghi danh vào chương trình nghệ thuật, ông không phải là 18 tuổi vì vậy ông không phù hợp với cả hai tiêu chí tìm kiếm.