01/09
Tổng quan về cơ sở dữ liệu Excel 2003
Đôi khi, chúng ta cần phải theo dõi thông tin và một nơi tốt cho điều này là trong một tệp cơ sở dữ liệu Excel. Cho dù đó là danh sách cá nhân của số điện thoại, danh sách liên lạc cho các thành viên của tổ chức hoặc nhóm hoặc tập hợp tiền xu, thẻ hoặc sách, tệp cơ sở dữ liệu Excel giúp bạn dễ dàng nhập, lưu trữ và tìm thông tin cụ thể.
Excel đã xây dựng các công cụ để giúp bạn theo dõi dữ liệu và tìm thông tin cụ thể khi bạn muốn. Đồng thời, với hàng trăm cột và hàng nghìn hàng, bảng tính Excel có thể chứa một lượng lớn dữ liệu.
Đồng thời xem hướng dẫn liên quan: Excel 2007/2010/2013 Hướng dẫn từng bước về cơ sở dữ liệu .
02/09
Bảng dữ liệu
Định dạng cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Excel là một bảng. Trong bảng, dữ liệu được nhập vào hàng. Mỗi hàng được gọi là một bản ghi .
Khi bảng đã được tạo, các công cụ dữ liệu của Excel có thể được sử dụng để tìm kiếm, sắp xếp và lọc các bản ghi trong cơ sở dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
Mặc dù có một số cách bạn có thể sử dụng các công cụ dữ liệu này trong Excel, cách dễ nhất để làm như vậy là tạo ra những gì được gọi là danh sách từ dữ liệu trong bảng.
Để làm theo hướng dẫn này:
- nhập dữ liệu như được hiển thị trong hình trên.
Mẹo - Để nhập nhanh ID sinh viên:
- Nhập hai ID đầu tiên - ST348-245 và ST348-246 vào các ô A5 và A6 tương ứng.
- Đánh dấu hai ID để chọn chúng.
- Click vào handle fill và kéo nó xuống ô A13.
- Phần còn lại của ID Sinh viên sẽ được nhập vào các ô A6 đến A13 chính xác.
03/09
Nhập dữ liệu chính xác
Khi nhập dữ liệu, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác. Ngoài hàng 2 giữa tiêu đề bảng tính và tiêu đề cột, không để lại bất kỳ hàng trống nào khác khi nhập dữ liệu của bạn. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn không để lại bất kỳ ô trống nào.
Lỗi dữ liệu, do nhập dữ liệu không chính xác, là nguồn của nhiều vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu. Nếu dữ liệu được nhập chính xác ngay từ đầu, chương trình có nhiều khả năng cung cấp cho bạn kết quả bạn muốn.
04/09
Hàng là Bản ghi
Như đã đề cập, các hàng dữ liệu, trong một cơ sở dữ liệu được gọi là các bản ghi. Khi nhập hồ sơ, hãy lưu ý các nguyên tắc sau:
- Không để lại các hàng trống trong bảng được tạo, ngay cả giữa các tiêu đề và hàng dữ liệu đầu tiên.
- Bản ghi có thể chứa dữ liệu về chỉ một mục cụ thể.
- Bản ghi cũng phải chứa TẤT CẢ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về mục đó. Không thể có thông tin về một mục trong nhiều hàng.
05/09
Cột là Trường
Trong khi các hàng trong cơ sở dữ liệu Excel được gọi là bản ghi, thì các cột được gọi là các trường . Mỗi cột cần một tiêu đề để xác định dữ liệu chứa. Các tiêu đề này được gọi là tên trường.
- Tên trường được sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu cho mỗi bản ghi được nhập vào cùng một trình tự.
- Đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong một cột được nhập bằng cùng một định dạng. Nếu bạn bắt đầu nhập số dưới dạng chữ số (chẳng hạn như 10 hoặc 20), hãy giữ nguyên số đó. Không thay đổi một phần thông qua và bắt đầu nhập số như từ (chẳng hạn như mười hoặc hai mươi). Hãy nhất quán.
- Không để lại các cột trống trong bảng.
06/09
Tạo danh sách
Khi dữ liệu đã được nhập vào bảng, nó có thể được chuyển đổi thành một danh sách . Làm như vậy:
- Đánh dấu các ô từ A3 đến E13 trong trang tính.
- Nhấp vào Dữ liệu> Danh sách> Tạo danh sách từ trình đơn để mở hộp thoại Tạo danh sách .
- Trong khi hộp thoại được mở, các ô A3 đến E13 trên bảng tính cần được bao quanh bởi các con kiến diễu hành.
- Nếu các con kiến diễu hành bao quanh phạm vi ô chính xác, hãy bấm Ok trong hộp thoại Tạo danh sách .
- Nếu các con kiến diễu hành không bao quanh phạm vi ô chính xác, hãy đánh dấu phạm vi chính xác trong trang tính và sau đó bấm Ok trong hộp thoại Tạo danh sách .
- Bảng nên được bao quanh bởi một đường viền tối và có mũi tên thả xuống được thêm vào bên cạnh mỗi tên trường.
07/09
Sử dụng Công cụ cơ sở dữ liệu
Khi bạn đã tạo cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng các công cụ nằm dưới mũi tên thả xuống bên cạnh mỗi tên trường để sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của bạn.
Sắp xếp dữ liệu
- Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trường Họ .
- Nhấp vào tùy chọn Sắp xếp tăng dần để sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái từ A đến Z.
- Sau khi được sắp xếp, Graham J. sẽ là kỷ lục đầu tiên trong bảng và Wilson R. nên là người cuối cùng.
Lọc dữ liệu
- Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trường Chương trình .
- Nhấp vào tùy chọn Doanh nghiệp để lọc ra bất kỳ sinh viên nào, không phải trong chương trình kinh doanh.
- Nhấp vào OK.
- Chỉ có hai học sinh - G. Thompson và F. Smith nên được nhìn thấy vì họ là hai người duy nhất ghi danh vào chương trình kinh doanh.
- Để hiển thị tất cả các bản ghi, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh tên trường Chương trình .
- Nhấp vào tùy chọn Tất cả .
08/09
Mở rộng cơ sở dữ liệu
Để thêm các bản ghi bổ sung vào cơ sở dữ liệu của bạn:
- Một hàng trống chứa dấu hoa thị (ô A14 đến E14) được thêm vào cuối cơ sở dữ liệu khi nó được tạo.
- Dữ liệu bổ sung có thể được thêm vào cơ sở dữ liệu bằng hàng trống này.
- Thêm dữ liệu sau:
Ô - Dữ liệu
A14 - ST348-255
B14 - Christopher
C14 - A.
D14 - 22
E14 - Khoa học
09/09
Hoàn thành định dạng cơ sở dữ liệu
Lưu ý : Bước này liên quan đến việc sử dụng các biểu tượng nằm trên thanh công cụ Định dạng , thường nằm ở phía trên cùng của màn hình Excel 2003. Nếu không có, hãy đọc cách tìm các thanh công cụ Excel để giúp bạn định vị nó.
- Đánh dấu các ô từ A1 đến E1 trong trang tính.
- Nhấp vào biểu tượng Hợp nhất và Trung tâm trên Thanh công cụ Định dạng để căn giữa tiêu đề.
- Với các ô A1 đến E1 vẫn được chọn, hãy nhấp vào biểu tượng Tô màu trên Thanh công cụ định dạng (trông giống như một thùng sơn) để mở danh sách thả xuống màu nền.
- Chọn Sea Green từ danh sách để thay đổi màu nền của ô A1 - E1 thành màu xanh đậm.
- Nhấp vào biểu tượng Màu phông chữ trên Thanh công cụ định dạng (nó là một chữ cái lớn "A") để mở danh sách thả xuống màu phông chữ.
- Chọn White từ danh sách để thay đổi màu của văn bản trong ô A1 - E1 thành trắng.
- Đánh dấu các ô A2 - E2 trong trang tính.
- Nhấp vào biểu tượng Tô màu trên Thanh công cụ định dạng để mở danh sách thả xuống màu nền.
- Chọn Light Green từ danh sách để thay đổi màu nền của các ô A2 - E2 thành màu xanh nhạt.
- Đánh dấu các ô A3 - E14 trên trang tính.
- Chọn Format> AutoFormat từ các menu để mở hộp thoại AutoFormat .
- Chọn Danh sách 2 từ danh sách các tùy chọn để định dạng ô A3 - E14.
- Đánh dấu các ô A3 - E14 trên trang tính.
- Nhấp vào tùy chọn Trung tâm trên Thanh công cụ định dạng để căn giữa văn bản trong các ô từ A3 đến E14.
- Tại thời điểm này, nếu bạn đã làm theo tất cả các bước của hướng dẫn này một cách chính xác, bảng tính của bạn sẽ giống như bảng tính được mô tả trong Bước 1 của hướng dẫn này.