Có thể sử dụng hàm COUNTIFS của Excel để đếm số lượng bản ghi dữ liệu trong một phạm vi được chọn phù hợp với tiêu chí cụ thể.
COUNTIFS mở rộng tính hữu ích của hàm COUNTIF bằng cách cho phép bạn chỉ định từ 2 đến 127 tiêu chí thay vì chỉ một trong COUNTIF.
Thông thường, COUNTIFS hoạt động với các hàng dữ liệu được gọi là các bản ghi. Trong một bản ghi, dữ liệu trong mỗi ô hoặc trường trong hàng có liên quan - chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty.
COUNTIFS tìm kiếm các tiêu chí cụ thể trong hai hoặc nhiều trường trong hồ sơ và chỉ khi nó tìm thấy kết quả phù hợp cho từng trường được chỉ định là bản ghi được tính.
01/09
COUNTIFS Chức năng Từng bước Hướng dẫn
Trong hướng dẫn từng bước của COUNTIF, chúng tôi đã kết hợp tiêu chí duy nhất của các đại lý bán hàng đã bán được hơn 250 đơn đặt hàng trong một năm.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thiết lập một điều kiện thứ hai bằng cách sử dụng COUNTIFS - đại lý bán hàng ở khu vực bán hàng phía Đông đã thực hiện hơn 250 lần bán hàng trong năm qua.
Việc thiết lập các điều kiện bổ sung được thực hiện bằng cách chỉ định các đối số Criteria_range và Criteria bổ sung cho COUNTIFS.
Làm theo các bước trong các chủ đề hướng dẫn dưới đây hướng dẫn bạn tạo và sử dụng hàm COUNTIFS được thấy trong hình trên.
Chủ đề hướng dẫn
- Nhập dữ liệu hướng dẫn
- Cú pháp của hàm COUNTIFS
- Bắt đầu hàm COUNTIFS
- Đối số Criteria_range1
- Đối số Criteria1
- Đối số Criteria_range2
- Đối số Criteria2
- Và câu trả lời là ..
02/09
Nhập dữ liệu hướng dẫn
Bước đầu tiên để sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel là nhập dữ liệu.
Đối với hướng dẫn này, nhập dữ liệu được nhìn thấy trong hình trên vào các ô D1 đến F11 của trang tính Excel.
Trong hàng 12 bên dưới dữ liệu, chúng tôi sẽ thêm hàm COUNTIFS và hai tiêu chí tìm kiếm:
- đại lý bán hàng từ khu vực bán hàng phía Đông
- hơn 250 đơn đặt hàng trong năm
Các hướng dẫn hướng dẫn không bao gồm các bước định dạng cho trang tính.
Điều này sẽ không can thiệp vào việc hoàn thành hướng dẫn. Trang tính của bạn sẽ trông khác với ví dụ được hiển thị, nhưng hàm COUNTIFS sẽ cho bạn kết quả tương tự.
03/09
Cú pháp của hàm COUNTIFS
Trong Excel, cú pháp của hàm tham chiếu đến cách bố trí của hàm và bao gồm tên, khung và đối số của hàm .
Cú pháp cho hàm COUNTIFS là:
= COUNTIFS (Criteria_range1, Criteria1, Criteria_range2, Criteria2, ...)
Có thể xác định tối đa 127 Criteria_range / cặp tiêu chí trong hàm.
Các đối số của hàm COUNTIFS
Đối số của hàm cho biết COUNTIFS tiêu chí nào chúng tôi đang cố gắng so khớp và phạm vi dữ liệu nào cần tìm kiếm để tìm các tiêu chí này.
Tất cả các đối số trong hàm này là bắt buộc.
Criteria_range - nhóm các ô mà hàm này tìm kiếm một đối sánh với đối số Criteria tương ứng.
Tiêu chí - giá trị mà chúng tôi đang cố gắng khớp trong bản ghi dữ liệu. Dữ liệu thực tế hoặc tham chiếu ô đến dữ liệu có thể được nhập cho đối số này.
04/09
Bắt đầu hàm COUNTIFS
Mặc dù có thể chỉ cần nhập hàm COUNTIFS và các đối số của nó vào một ô trong một trang tính , nhiều người thấy việc sử dụng hộp thoại của hàm này dễ dàng hơn để nhập hàm.
Các bước hướng dẫn
- Bấm vào ô F12 để biến nó thành ô hiện hoạt . Đây là nơi chúng ta sẽ nhập hàm COUNTIFS.
- Nhấp vào tab Công thức .
- Chọn Các hàm khác> Thống kê từ ruy-băng để mở danh sách thả xuống chức năng.
- Nhấp vào COUNTIFS trong danh sách để hiển thị hộp thoại của hàm.
Dữ liệu mà chúng ta nhập vào các dòng trống trong hộp thoại sẽ tạo thành các đối số của hàm COUNTIFS.
Như đã đề cập, các đối số này cho biết hàm tiêu chí chúng ta đang cố gắng so khớp và phạm vi dữ liệu nào cần tìm kiếm để tìm các tiêu chí này.
05/09
Nhập đối số Criteria_range1
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đang cố gắng kết hợp hai tiêu chí trong mỗi bản ghi dữ liệu:
- Đại lý bán hàng từ khu vực bán hàng Đông.
- Đại lý bán hàng có hơn 250 đơn đặt hàng trong năm.
Đối số Criteria_range1 cho biết phạm vi ô mà COUNTIFS tìm kiếm khi cố gắng khớp với tiêu chí đầu tiên - vùng bán hàng phía Đông.
Các bước hướng dẫn
- Trong hộp thoại , nhấp vào dòng Criteria_range1 .
- Đánh dấu các ô D3 đến D9 trong trang tính để nhập các tham chiếu ô này làm phạm vi được hàm tìm kiếm tìm kiếm.
06/09
Nhập đối số Criteria1
Trong hướng dẫn này, các tiêu chí đầu tiên mà chúng tôi đang tìm kiếm để phù hợp là nếu dữ liệu trong phạm vi D3: D9 bằng với Đông .
Mặc dù dữ liệu thực tế - chẳng hạn như từ Đông - có thể được nhập vào hộp thoại cho đối số này, tốt nhất là nhập tham chiếu ô vào vị trí của dữ liệu trong trang tính vào hộp thoại.
Các bước hướng dẫn
- Nhấp vào dòng Criteria1 trong hộp thoại .
- Nhấp vào ô D12 để nhập tham chiếu ô đó vào hộp thoại.
- Cụm từ tìm kiếm Đông sẽ được thêm vào ô D12 ở bước cuối cùng của hướng dẫn.
Cách tham chiếu ô tăng COUNTIFS Tính linh hoạt
Nếu tham chiếu ô, chẳng hạn như D12, được nhập làm Đối số Tiêu chí , hàm COUNTIFS sẽ tìm kiếm các kết quả khớp với bất kỳ dữ liệu nào đã được nhập vào ô đó trong trang tính.
Vì vậy, sau khi đếm số lượng đại lý từ khu vực phía Đông , sẽ dễ dàng tìm thấy cùng một dữ liệu cho một khu vực bán hàng khác bằng cách thay đổi Đông sang Bắc hoặc Tây trong ô D12. Chức năng sẽ tự động cập nhật và hiển thị kết quả mới.
07/09
Nhập đối số Criteria_range2
Như đã đề cập trước đó, trong hướng dẫn này, chúng tôi đang cố gắng kết hợp hai tiêu chí trong mỗi bản ghi dữ liệu
- Đại lý bán hàng từ khu vực bán hàng Đông.
- Đại lý bán hàng đã thực hiện hơn 250 doanh số bán hàng trong năm nay.
Đối số Criteria_range2 cho biết phạm vi ô mà COUNTIFS tìm kiếm khi cố gắng khớp với tiêu chí thứ hai - đại lý bán hàng đã bán được hơn 250 đơn đặt hàng trong năm nay.
Các bước hướng dẫn
- Trong hộp thoại , nhấp vào dòng Criteria_range2 .
- Đánh dấu các ô từ E3 đến E9 trong trang tính để nhập các tham chiếu ô này làm phạm vi thứ hai được hàm tìm kiếm tìm kiếm.
08/09
Nhập đối số Criteria2
Nhập đối số Criteria2 và hoàn thành hàm COUNTIFS
Trong hướng dẫn này, tiêu chí thứ hai mà chúng tôi đang tìm kiếm để phù hợp là nếu dữ liệu trong phạm vi E3: E9 lớn hơn 250 đơn đặt hàng.
Cũng như đối số Criteria1, chúng ta sẽ nhập tham chiếu ô tới vị trí của Criteria2 vào hộp thoại chứ không phải chính dữ liệu.
Các bước hướng dẫn
- Bấm vào dòng Criteria2 trong hộp thoại .
- Nhấp vào ô E12 để nhập tham chiếu ô đó. Hàm sẽ tìm kiếm phạm vi được chọn trong bước trước đó cho dữ liệu khớp với tiêu chí này.
- Bấm OK để hoàn thành hàm COUNTIFS và đóng hộp thoại.
- Một câu trả lời bằng không ( 0 ) sẽ xuất hiện trong ô F12 - ô mà chúng ta đã nhập hàm - vì chúng ta chưa thêm dữ liệu vào các trường Criteria1 và Criteria2 (C12 và D12). Cho đến khi chúng tôi thực hiện, không có gì để COUNTIFS được tính và vì vậy tổng số lần lưu trú ở mức 0.
- Các tiêu chí tìm kiếm sẽ được thêm vào trong bước tiếp theo của hướng dẫn.
09/09
Thêm tiêu chí tìm kiếm và hoàn thành hướng dẫn
Bước cuối cùng trong hướng dẫn là thêm dữ liệu vào các ô trong trang tính được xác định là chứa các đối số Tiêu chí .
Các bước hướng dẫn
- Trong ô D12 loại Đông và nhấn phím Enter trên bàn phím.
- Trong ô E12 type > 250 và nhấn phím Enter trên bàn phím (">" là biểu tượng lớn hơn trong Excel).
- Câu trả lời 2 sẽ xuất hiện trong ô F12.
- Chỉ có hai đại lý - Ralph và Sam - làm việc ở khu vực bán hàng Đông và thực hiện hơn 250 đơn đặt hàng trong năm, do đó, chỉ có hai hồ sơ này được tính theo chức năng.
- Mặc dù Martha làm việc ở khu vực phía Đông, cô ấy có ít hơn 250 đơn đặt hàng và, do đó, hồ sơ của cô ấy không được tính.
- Tương tự như vậy, Joe và Tom đều có hơn 250 đơn đặt hàng trong năm, nhưng không hoạt động ở khu vực bán hàng Đông nên hồ sơ của họ cũng không được tính.
- Khi bạn bấm vào ô F12, hàm hoàn chỉnh
= COUNTIFS (F3: F9, D3: D9, D12, E3: E9, E12) xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính .